ヘイフィールドの業務改善事例｜導入したツールと現場を支える取り組みを紹介します！

こんにちは。ヘイフィールド採用アシスタントの星野です。

今回は、弊社で導入しているツールについてご紹介します。

ここ数年で会社規模が拡大し社員数も増えていることから、新人社員も早期に成果を出せる体制や業務の効率化が重要になってきています。
こうした背景からヘイフィールドではいくつかのツールを導入し、業務改善を進めています。

この記事では、弊社が直近で導入したツールやツールの活用方法・導入の効果、そしてその裏にある弊社の業務改善に対する考え方について、ご紹介します。

導入事例①：LINEマーケティングツールの導入

弊社では、LINEを使って各CA（キャリアアドバイザー）が求職者様とやりとりをしています。業務でLINEを活用する中で、LINEアカウントの管理に工数がかかっているという課題や、より多くの求職者様とスムーズにつながれる運用体制を整えたいという目標が明確になってきました。

そこで、業務効率の改善を目的とし、昨年12月からLINEマーケティングツールを導入。

このツールを導入したことで以下のようなことが可能になりました。

・LINEアカウント整理の工数削減
・LINEの友達追加ユーザー数の増加

結果的に、

・LINEアカウント整理の工数はツール導入前と比較して大幅に削減
・面談前のLINE登録率もツール導入前と比べて大幅にUP

となり、工数削減と成約数UPの両方を実現。

こうしたツールの導入とあわせて、弊社が業務改善をスムーズに進められている要因がもう一つあります。

それは、営業部署とIT事業部との連携が取れていることです。

弊社ではIT事業部内でマーケティング施策を内製化しており、ツールの導入や新しい施策をスピーディーに実行できる体制になっています。そのため、今回導入したツールの設定変更やシナリオの修正が必要な場合も部署間で迅速に連携し、対応することができています。

導入事例②：面談トークを解析するツールの導入

CAの成長速度の向上や育成の効率化、個々の成果向上を目的として、面談トークを解析するツールを今年の5月から導入しました。

具体的に以下のようにツールを活用しました。

・ハイパフォーマーの面談トークの解析
・その解析結果をもとに求職者様との面談トークをマニュアル化

弊社のCA業務の特徴として、求職者様と企業の条件をただ聞くだけでマッチングできるわけではないという点があります。そのため、求職者様への深掘りの仕方や本音の聞きだし方、提案の仕方など、求職者様と企業をマッチングさせるうえで重要なポイントをおさえたマニュアルを作成しました。

結果的に、

・成果につながるトークのポイントをCAが理解し自身の面談に取り入れやすくなった
・トークの解析やマニュアルの活用により、リーダーからメンバーに面談のフィードバックがしやすくなった

など、CAの自己成長を促す環境の整備とあわせて、リーダー陣がサポートしやすい体制が実現しました。
マニュアルの作成以外にも、ハイパフォーマーの面談トークをツール上でまとめて管理。お手本となるトークをCAがいつでも視聴できるようになっています。

また、この解析ツール上で抽出された求職者様の情報は、求職者様情報やマッチング状況などを管理する別ツールにも取り込んでいます。

結果的に、

・求職者様の情報や経歴を把握しやすくなった
・CA・RA（リクルーティングアドバイザー）双方が、よりマッチする求職者様や企業を検索しやすくなった
・求職者様情報やマッチング状況などを管理するツールに、求職者様情報を入力する工数を削減できた

など、CAの育成効率化とあわせて、業務改善にも繋げることができました。

今回ご紹介したツール以外にも、弊社では様々なツールを活用し、業務効率化やDX化を図っています。

今回は直近1年で導入したツールについてご紹介しました。

弊社では、こうしたツールの活用を通じて、業務改善や営業未経験者でも成果を出しやすい環境づくりに積極的に取り組んでいます。

また、ツールの導入だけではなく、様々な部署が協力・連携する体制があるのも弊社の魅力の一つです。例えば、事務チームが積極的に営業側の業務を巻き取って営業をバックアップしたり、IT事業部がツールの設定やシステム変更に迅速に対応したりと、会社全体でサポートすることでCAが営業活動に専念できる環境を実現しています。

さらに、バリューが社内に浸透しているため、新しいツールや施策の導入に対しても前向きな姿勢で取り組むメンバーが多いのもヘイフィールドの特長です。

最後までご覧いただきありがとうございました！いかがでしたか？
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