【倉光一輝の「しごとの裏側」Vol.15】忙しい人ほど「優先順位」を自分で決めている

こんにちは。株式会社リアルアキバ・コミュニケーションズの倉光です。

今回は、「忙しいときの仕事の進め方」について書いてみようと思います。

仕事をしていると、

「今日中にお願いします」

「これ、急ぎで確認できますか？」

「来週までに企画書をお願いします」

と、いろいろな仕事が同時に入ってきます。

特にエンタメの仕事は、複数のプロジェクトが並行して動くことが多い。

イベントを準備しながら、別案件の企画書を作る。

その途中でクライアントから修正が来る。

さらに社内確認や契約、採用、営業などの仕事も入ってくる。

気づけば、ToDoリストがどんどん増えている。

そんなときに感じるのが、

仕事ができる人は、全部を同じ優先順位でやっていない。

ということです。

むしろ忙しい人ほど、

「今、何をやるべきか」を自分で決めています。

「全部急ぎです」を、そのまま受け取らない

仕事をお願いする側からすると、自分がお願いした仕事は当然重要です。

「できれば早めにお願いします」

と言いたくなります。

でも、10人からそれぞれ「急ぎです」と言われたら、10個すべてを同時にはできません。

だから必要なのは、

「急ぎと言われた順番」ではなく、「本当に先にやるべき仕事は何か」を考えること。

です。

例えば、

明日公開する告知の最終確認。

1週間後に使う企画書。

今日中と言われたけれど、実際に使用するのは来月の資料。

この3つがあったとします。

単純に依頼された順番だけで進めるより、明日公開するものを先に確認したほうが、プロジェクト全体としては安全です。

「急ぎ」という言葉だけで判断せず、

「いつ、何のために必要なのか」

を見るようにしています。

締切だけでなく、「後ろに何人いるか」を考える

優先順位を考えるとき、私が意識していることの一つがあります。

それは、

「自分が止めることで、何人の仕事が止まるのか」

です。

例えば、私がデザインを確認しないと、

デザイナーが修正できない。

修正できないと入稿できない。

入稿できないと製造できない。

という仕事があります。

一方で、自分だけで完結する資料作成なら、多少順番を入れ替えても他の人への影響は少ないかもしれません。

同じ「30分で終わる仕事」でも、意味は違います。

だから私は、

自分がボールを持っていることで、誰かが待っている仕事はできるだけ早く返す。

ことを意識しています。

メール一本。

確認一つ。

承認一つ。

数分で終わることでも、その先に5人、10人と待っているなら、かなり優先度の高い仕事です。

重要な仕事ほど、締切が遠いこともある

逆に気をつけなければならないのが、

「締切が近い仕事だけをやり続けること」

です。

今日締切。

明日締切。

今週締切。

目の前の仕事だけを処理していると、確かに忙しく働いている感覚があります。

でも、その状態を続けていると、

新しい企画を考える。

来月のイベントを準備する。

採用について考える。

業務フローを改善する。

といった、重要だけれど今日やらなくても怒られない仕事が後回しになります。

そして1か月後、

「もっと早く準備しておけばよかった」

となる。

これは私自身も気をつけています。

緊急な仕事と、重要な仕事は同じではありません。

忙しいときほど、

「今日やらなくても困らないけれど、将来のために今やるべき仕事」

を意識的に予定に入れる必要があります。

ToDoリストを増やすことが仕事ではない

仕事が増えると、とりあえず全部ToDoに入れたくなります。

私もやります。

でも、ToDoリストに20個、30個と並んでいるだけでは、あまり意味がありません。

大事なのは、

「今日、どれを終わらせるのか」

です。

やることが30個あるなら、今日絶対にやる3つを決める。

それ以外は、明日でもいいのか。

誰かにお願いできないのか。

そもそもやる必要があるのか。

を考える。

忙しくなったときほど、仕事を増やすのではなく、仕事を選ぶことが必要になります。

優先順位が分からなければ、勝手に悩まない

若いメンバーを見ていると、

「Aも急ぎと言われたし、Bも今日までだし、どっちからやればいいんだろう」

と、一人で悩んでいることがあります。

こういうときは、確認してしまっていいと思っています。

「現在AとBを持っています。Aから対応しようと思っていますが、優先順位として問題ないでしょうか？」

これでいい。

大切なのは、ただ、

「どっちをやればいいですか？」

と聞くのではなく、

自分なりの優先順位を一度考えてから確認すること。

です。

「Aは明日公開なので、Aを先にやるべきだと思っています」

と理由まで言えれば、なおいい。

これを繰り返していくと、だんだん自分で判断できるようになります。

「忙しいからできません」で終わらせない

前回のコラムで、

「できません」で終わらせない人と仕事がしたい、

という話を書きました。

優先順位についても同じです。

仕事が多すぎて全部できない。

それ自体はあります。

でも、

「忙しいのでできません」

だけでは、仕事は前に進みません。

例えば、

「今日はAとBを優先するため、Cは明日の午前中になります」

と伝える。

あるいは、

「AとBを今日中に対応するには、Cを○○さんにお願いしたいです」

と相談する。

できないなら、何を変えればできるのか。

優先順位をつけるというのは、仕事を断ることではありません。

限られた時間を、どこに使うかを決めることです。

優先順位をつけるということは、「やらないこと」を決めること

これは意外と難しいです。

真面目な人ほど、全部やろうとします。

頼まれたら断りたくない。

全部ちゃんとやりたい。

その姿勢自体は素晴らしいと思います。

でも、人間が一日に使える時間には限界があります。

全部を最優先にした瞬間、優先順位はなくなります。

だから、

今日はこれはやらない。

これは明日にする。

これは別の人にお願いする。

これは今回はやめる。

という判断も必要です。

「何をやるか」を決めることと同じくらい、「今は何をやらないか」を決めることが大切です。

優先順位は、一度決めたら終わりではない

エンタメの現場では、状況がよく変わります。

出演者の予定が変わった。

公開日が変わった。

クライアントから急な修正が入った。

イベントでトラブルが起きた。

朝決めた優先順位が、午後には変わることもあります。

だから私は、

優先順位は固定するものではなく、更新するもの

だと思っています。

今、一番重要なものは何か。

今、自分が止めているものは何か。

今やらないと、あとで取り返せなくなるものは何か。

定期的に見直す。

予定通り進めることよりも、状況に合わせて順番を変えられることのほうが重要な場面もあります。

忙しい人ほど、「時間」ではなく「順番」を管理している

仕事が多いと、

「もっと時間があれば」

と思います。

私も思います。

でも、一日が30時間になることはありません。

だから結局、

同じ24時間を、どの順番で使うか。

が大切になります。

仕事が速い人は、すべての作業速度が人の倍というわけではありません。

先にやるべき仕事を先にやる。

誰かを待たせる仕事を早く返す。

重要な仕事の時間を先に確保する。

やらなくていい仕事を減らす。

必要なら人に頼る。

こうした判断を積み重ねています。

だから結果として、たくさんの仕事を動かすことができます。

「忙しい」は、優先順位を考えなくていい理由にはならない

仕事が増えれば、誰でも忙しくなります。

特に責任が増えるほど、やることは減るより増えていくと思います。

だからこそ、

「忙しいから仕方ない」

ではなく、

忙しいときほど、自分で仕事の順番を決める。

ことが大切です。

何を最初にやるのか。

何をあとにするのか。

何を人に頼むのか。

何をやらないのか。

そして、その判断に迷ったら早く相談する。

優先順位を決めるというのは、単なるスケジュール管理ではありません。

自分の時間を、どの仕事に使えばプロジェクトや会社が一番前に進むのかを考えること。

私はそう思っています。

忙しい人ほど、全部をやろうとしない。

今、一番やるべきことを決める。

そして一つずつ終わらせていく。

それが、たくさんの仕事を抱えながらも前に進み続ける人の共通点なのではないかと思っています。