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【オフサイトMTG】メイキング オブ オフサイトミーティング

「オフサイトMTG」ができるまで

こんにちは、ヒトカラメディア・プランニング事業部の杉浦です。私達はコラボが生まれやすいオフィス空間をデザインしています。そのため、自分達に対しても「コラボが生まれやすい環境」を作るべく日々工夫を重ねています。工夫の一つに、普段のオフィスを離れて活発な議論を促す会議『オフサイトミーティング(以下オフサイトMTG)』を4半期に1度やっていますが、周囲から

・オフサイトMTGって何をしたらいいの?
・どうやってオフサイトMTGの中身を考えるの?
・なんだか考えるのが難しそう。賢い人じゃないと作れないんでしょ?

という声もちらほら聞きます。そこで、今回は「メイキング オブ オフサイトミーティング」と題しまして、2019年4月15日のオフサイトMTG「『beの肩書き』をやってみた」の裏側を企画側の一人である私杉浦の目線からご紹介します。

初回打合せはオフサイトMTGの1ヶ月前

スタートは、2019年3月13日まで遡ります。オフサイトMTGの最初の打合せです。議事録が上のもの。私、杉浦がオフサイトMTGの企画&運営担当です。初日が丸1日使って、参加体験を促すワークショップを行う。2日目は半日使って、完全な座学をやろうという話もここで初登場。プランニング事業部は部として発足して2年あまり。業界未経験者もいるため、この機会にザ・研修的な座学もやろうとなりました。1.5日のコンテンツ、、、むむむ。(※今回は座学編について割愛します。以下、初日のワークショップについて。)

20190313当時、初日のワークショップについて私が考えていたのは以下の通り。

・メンバーヒアリングで出た7つの「現状の課題」。中でも最も影響範囲が広い「ラブラブ不足」=「思いやり・敬意不足」から取りかかろう。課題は障害物だから、大きなものを取り除けば大丈夫よね???
・思いやり不足→相手のことや状況がわからないから、自分の立場から仕事を依頼することになる。ならば、互いの得意不得意・興味関心がわかればいいか?
・昨年度の1QのオフサイトMTGも似たようなテーマだったけど、さすがに同じじゃ飽きるしな・・・。

と、ここでフリーズ。うんうんうなっても何も出てきません。それに「『思いやり不足』を解決する」ってなんか違和感があります。解決することなのか?

3月15日。何も投稿できない私を見かねて、天の声が!

早速、キャリアブレストに参加したメンバーにヒアリングします。結果、参加メンバーの数と時間的に見送りましたが、ワークショップのヒントに。

と、同時に、初日のワークショップ会場の候補を洗い出し問い合わせ&下見に行きます。約20名が一室に集まることができ、グループの数だけホワイトボードがある会場を求めて。今回はゴブリン目黒さんに決めます。

さらに別の神の声も!

この頃からオフサイトMTG当日までの間に、杉浦は、『あなたとチームを強くするシンプルな方法 FIND YOUR WHY』、その著者サイモン・シネックのTED動画、『beの肩書き』『世界最高のチーム グーグ流』『THE TEAM』を並行して読んでいます。過去に、NewsPicksで集めておいた組織関連記事も斜め読み。

「『中長期計画』を実現できる状態に」と言われても

(魔法みたいに一瞬で実現できることはないのです)

3月20日〜3月22日、メンバーに「ここ数年でこんなプロジェクトがあったらテンションあがるわ〜!」というコメントをslack上で集めました。他部署も歓迎。『中長期計画』の大枠では「都市・地方・暮らす・働く」の4象限をより深く広げていく抽象的な表現でしたが、具体例があがると、ぐっと実現味を帯びてきます。みんな結構ネタ持ってますね!普段聞くことのなかった意外なプロジェクト案も出てきます。


3月29日に全社対象の『中長期計画の共有会』が無事に終わり、いよいよ、オフサイトMTGのメインコンテンツ「ワークショップ」を詰めていかねばなりません。4月のオフサイトMTGの目的は「『中長期計画』が実現できる状態にする」です。では、どうやって??

微妙な食い違いがもどかしい

フリーズした私を見かねて、八塚&斎から声をかけてもらい、3人で打合せ。slack上でワークショップの中身のやりとり。が、どうもしっくりこない、、、すっきりしない。

と、私が書いた後に、

と、補足をもらい、「あ、私と斎の間だけでも認識ずれてるわ」と気が付きます。こういう時は対面MTGです。当時育児休暇中の斎はオンラインで打合せに参加。4月5日に実施。

1時間半話した結果、「オフサイトの目的は3者同じことを言っていた」「手法はなんでもいいけど、『ありたい姿』を想起させるから『beの肩書き』をベースに、妄想プロジェクトをするワークをやろう」と決まります。日本語って難しい。当日の八塚の日報でも、このMTGのもどかしさがよくわかります。

「ワークショップまであと10日だ!早く内容を決めなくては!」と焦っている身からすると、目的のすり合わせで時間を取られて正直イライラします(笑)。

しかし、目的がブレていると、ワークショップをしても意味がない。ワークショップに限らず、参加者から見て「目的が不明瞭な時間」は、ただの時間の浪費になってしまいます。たくさんの人を長時間拘束して「イマイチ」「なんのためにやったのかよくわからない」「次も出なきゃいけないの?(出る必要がないと思う)」といったコメントを寄せられたとしたら、主催者も参加者も不幸です。ここで目的がすっきり整理ができてよかった。

今回のオフサイトMTGの目的は、ワークショップを通じて「2021年にみんなで実現したいゴールとそこに至るまでのプロセスのイメージを共有する」に決まりました。ホワイトボードには、オフサイトMTG当日に気にする「ケアする」「マッチョじゃない」「(他の人のプロジェクトに)のっかる」など書いています。

4月3日、テキストでアウトラインを書き出し、当日用のスライドを作成していきます。4月5日、マネージャー三浦の提案「グラフィックレコードをやってみよう!」からの社内のデザイナーのアサインも完了。

「大丈夫だろう」の油断

4月9日までに30%ぐらいまでスライドを完成させ、チーム内でレビュー。当日の役割についてもチーム内で了承を取ります。4月11日までにスライドも約70%が完成。

3日後に本番を控える4月12日(金)。お昼の時点で、
・4つあるワークショップの内のメイン『肩書き✕肩書き=??』の例が書けない
・最後に行動に結びつけるワークの内容が決められない
・事前準備に必要なものの洗い出しがまだできていない
ので、緊急MTGを設定。グラフィックレコードをお願いした社内デザイナーにも、声をかけたっきりだったので、改めて目的とアウトプットイメージを伝えます。


そして迎えた当日

私自身、ワークショップの準備も4回目になるので、なんとかなるだろうと望んだ4月15日の当日。

・裏紙を持っていくのを忘れて、ゴブリン目黒のスタッフさんにもらう。
・欠席者が出て3人1組のワークの組み合わせどうするか焦る。→ 進行係を1人増やして事なきを得る。
・ペアワークの組み合わせをくじアプリでやろうとしたらうまくいかない。組み合わせを決めるだけで10分かかる。
・肩書き例として職業一覧をのせるのを忘れており、当日ワーク中入れ込む。
・ワークショップで一番力を入れていた「肩書き✕肩書き=??」用のスライドの記入見本の説明不足で、ワークの走り出しを遅らせる。
・「肩書き✕肩書き=??」ワークの見本が固すぎる事が当日朝わかる(斎が当日午前中にいい感じの例を作ってくれてセーフ。斎と私の間で認識違いが発覚)

「ちょっと不安が残るなあ」「まあでも大丈夫か」と思っていたところが全てヒット。想像の中であいまいなものは、当然、現実でもあいまいなまま涼しそうな顔をしながら、その実、心の中ではあたふたしておりました。

オフサイトMTG(ワークショップ)当日の様子は、『beの肩書き』をオフサイトMTGでやってみたをご覧ください。

うれしはずかしフィードバック

「とにかく、、、ワークショップ終わった!終わったぞおおお!!」と開放感で呆けていると、あらゆるところで助けてくれた斎より熱いフィードバック。素晴らしいのは、「労い&感謝→良かった点◎→改善点△(✕とは言わない)」の伝え方。この順番で敬意を払ってもらえればすんなり心と頭にしみますね。

そうです。なんでも振り返りが大事なんです。ということで、翌日早速振り返りMTG。

全て終わってやっと歩いてきた道を知る

この枠組の下、八塚・斎・杉浦で、振り返りMTG開始。八塚から「できたことは何?」と質問される度に、できなかったことを答える私。3回目で「それだと、何もやってないことと同じだから、できたことを言って!!」と言われます。1人で企画も難しいですが、1人だと振り返りも難しい。メンバーの力を借ります。これもコラボレーション。

この振り返りMTGでやっと、私達が今回のオフサイトMTGの内容を決めるまでの道が明らかになりました。それが下図です。

ある程度「内容」を作っていかないと、「目的」に合っているかは判断できません。目的と内容を行ったり来たりしながら作成していることがわかります。

また、オフサイトMTGは万能薬ではありません。いくつかある課題のうち「メンバー同士の関わり方」が影響する課題に対しての打ち手の一つです。

スマートにはできない。だから、試行錯誤しよう

オフサイトMTGに参加する側からすると、コンテンツは既製服のように最初からキレイに用意されているかのように見えます。しかし、チームの状況や目指すものが異なれば、オフサイトMTGの内容は変わります。そして、裏側ではこんなやりとりが繰り広げられています。大事なことは、キレイに体裁を整えることではなく、参加者が「行動を変えるきっかけ」をつかめていればよいのです。

今まで参加側だった方も、チームのためにオフサイトMTGの企画に挑戦してみませんか。オフサイトMTGの企画に迷ったとき・困ったときはご相談ください。あなたのコンテンツ作りの最初の一歩を応援します!

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