木下商会では2023年2月から、週に1回メンバー全員での定例会議の時間を設けています。

開始から半年経過してみて、思った以上に良かったので取り組みについてまとめてみました！

木下商会の組織の状態

現在木下商会のメンバーは9人。代表を含む8人のメンバーが東京で働いていて、1人は広島でフルリモートで働いています。その他にバックオフィスやCADオペレーターなどの業務委託メンバーが数名、リモートワークメインで働いてくれています。メンバーのこれまでの経歴は様々で、スキル感にもばらつきがある状態。

ここしばらくは2ヶ月に1人ずつくらいのペースで新入社員が増えていて、絶賛組織拡大中です！

定例会議を始めたきっかけ

定例会議を始めた大きなきっかけは、小規模な組織にもかかわらず、組織内で認識のズレから来るディスコミュニケーションが見られるようになったことです。特に、代表が前提だと思い込んでいたことがメンバーにとってはそうではなく、小さな認識のズレから徐々に無視できないほどのものになる、ということが起こっていました。

その原因を考えたときに、お互いが考えていることの言語化不足、コミュニケーション不足なのではないか、ということに思い至り、まずは前提や目線を合わせるために言語化・コミュニケーションの機会を増やそうということになりました。

その他にも、広島でフルリモートで働くメンバーが入社したので、単純に東京-広島間での情報共有の場があったほうが便利、という理由もありました。

これまでもときどき、抱えている案件を整理するための会は開催されていましたが、不定期で案件の確認以外の話題はなく、様々な話題を共有できる定期的な会議は初めての試みです。

定例会議の方法

• 週1回、金曜日の午後に開催（金曜日が祝日などのときはスキップ）
• 参加者は基本的には代表・正社員メンバーのみ。インターン生がいるときは参加してもらうことも。
• 会議が始まる前までに議題を募りNotionのページにまとめる。議題は案件進捗報告プラス、メンバーがそれぞれにシェアしたい議題をあげる。
• 広島にいるメンバーや当日に在宅のメンバーもいるので、基本的にGoogle meetで画面共有しながらの会議。
• 予定としては2時間抑えてはいるが、会議が早く終われば早めに解散、逆に数十分ほど長引くこともある。

ログがたまってきた

メンバーの反応

メンバーはどう思っているのか、反応をピックアップしてみました。

• クライアントに提案した内容を再度社内向けに展開してみたり、今後のスケジュールを説明してみたりと、打ち合わせの場での練習になって良い。
• 気分転換にもなるので割と楽しみです！ 社内の会議って無駄に長くなったり、発言しない人が出てきたりする傾向があるけど、木下の定例は中身の話題が毎回濃く、凄く良いことだなと思います！
• 定例って作業を進めると言った観点では、無駄だと思わないこともないのですが、フォローしあう環境づくりには最適だと思います。
• 普段もくもくと作業するメンバーが多いので、今リアルに考えていること、それに対しての率直な意見をシェアできる時間があるのは良いことだと思います。
• 代表が今悩んでいることや、組織の今後のビジョンを相談してくれるようになり、それについてみんなで考えることで組織としての目線が揃うようになった。
• たまに2週間分の内容が降りかかってくるときなどは重く感じるときもありますが、新入社員が増えていくなかで案件の進捗や知識のシェアがプロジェクトの進め方の参考になるのは良い機会だと思う。

このようにポジティブな意見が多かったです。

こんなことも起きた

定例会議の取り組みを始めて間もなく、ビジョン・ミッション・バリューのリニューアルがあったので、それらについてメンバー全員で考えるワークショップを行ったり、

メンバーひとりひとりの「今熱中しているもの・こと」プレゼンを行ったり。

「仕事」以外のところでコミュニケーションが生まれ、チームワークが深まる場になったように思います。

半年やってみて感じた定例会議のメリット・デメリット

メリット

• 案件の進捗状況を共有することで、メンバー同士の進捗に合わせた助言が活発になった。
• 組織としての目線が揃ってきた。
• ディスコミュニケーションが減り、社内の雰囲気が良くなった。

デメリット

• 時間がかかる
• 業務の時間が減る

やはり案件の忙しいタイミングが複数重なっているときなどは正直「この時間で仕事をしたい」という声もちらほら聞かれますが、現状は組織全体としてプラスの影響の方が大きいように思います。

こんなところが合っていた

定例会議の取り組みは、木下商会のこんなところと相性が良かったのではないかと思います。

• 組織の規模が小さく、新しいことを始めても浸透しやすい
• 常に新入社員メンバーがいるので知識の共有、吸収の機会になる
• 会議そのものを目的とせず会議の先に目的を求める、会議の運用に慣れているメンバーが多い
• 定例会議だけをあてにせず、日頃から必要な進捗報告を欠かさないメンバーが多い

プロジェクトマネジメントに携わっており、会議の運用に慣れているメンバーが多いのは大きかったように思います。毎回代表がファシリテーターを担当しているのですが、目的を見失わない進行役がいるというのもうまくいくポイントだと感じます。

また、幸いにも「定例会議のときでいいや」と報告を溜めてしまうことで業務の進みが悪くなる、といったことも起こりませんでした。

まとめ

週に1回の定例会議の取り組みを始めて半年、適切なコミュニケーションが推進され、組織全体としてプラスの影響がありました。
組織拡大中ということもあり、代表が組織についての考えや悩みを率直に相談してくれることで、代表とメンバーの距離が縮まり、きっかけにもなった「前提や目線を揃える」というところもクリアできたと思います。

定例会議が直接生産性の向上に繋がるということはありませんが、社内の雰囲気が良くなったことで業務が進めやすくなりました。
今後も組織にとってプラスになる適切な運用を心がけていきたいです。

本記事は木下商会での定例会議の取り組みについてのレポートですが、近い形態の組織の方の参考になればうれしいです。
また半年後など、動きがあれば記事にします！