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メリービズの徹底効率化「ワークハック」の秘訣 ~ ウェブ面接OKを含めてやっていること~

10名未満の社員で750名の在宅スタッフと、20名以上の業務委託スペシャリストと仕事をしている

超少数精鋭のチームのため、無駄なことを少しでもやっていたら業務が全く回らないです。なのであらゆる無駄を無くし、使えるツールはどんどん使っています。

在宅750名のマネジメントとか、普通にやっていたら、それだけでスタッフが2−3名必要ですよね?これを1名でやっています。

どうやっているのかをちょっとだけお見せします。

面接はもちろん、ウェブ面接OK!


海外や地方からの応募もあるので、当然ウェブ面接はOKです。

いままでもノルウェー、タイ、アメリカという海外、仙台、福岡、大阪の地方からもWeb面談・面接にご参加頂きました。もちろん、直接お会いできるタイミングがあれば嬉しいですが、難しい場合はWebミーティング経由で実施できます。

また在宅スタッフや業務委託コンサルタントともウェブミーティングを多くしています。おそらくミーティングの40%くらいがウェブミーティングになっています。

使っているのは

https://appear.in/

V-CUBE

スケジュール調整はウェブサービスで

面談・面接もですが、そのほかのミーティング調整は基本的にスケジュール予約ツールを利用しています。ミーティングの調整でよくあるのが、候補日時を送り、お返事を頂いた頃にはその予定がうまってしまったというケースです。面談・面接もやっているととにかく予定がどんどん入っていくため、都度メール等で調整するのはほぼ不可能。そのためツールを使っています。

https://youcanbook.me/ (面談・面接を中心に利用)

https://biskett.me/ (複数名でのミーティングの場合に利用)

備品・書籍もAmazon Business



経費精算とか面倒ですよね?

メリービズは必要な備品・書籍も個人の予算範囲であればどんどん買える仕組みにしています。

Amazon Businessでメンバーのアカウントを作成し、買い物ができるようにしています。

設定で承認が必要なものも用意していいます。決済は法人カードで全て実施しているため「立替精算」という無駄な作業が発生しません。

Amazon Business

電話はクラウドPBX



社内電話はクラウドPBXをつかってPHSに飛ばしています。ということで、実際は京都にいたり、沖縄にいたり、鎌倉にいたりしても、03のメリービズ代表番号にかかってくる電話を受け取ることができます。

明日台風直撃だ!という時とかは、何名かがクラウドPBXで鳴らされるPHSを自宅にもって帰り、自宅で外部からの電話を受けています。台風の中で、電話をとるためだけにオフィスにいくのは無駄ですからね。(いや、それ以前に危ないから。。)

他にも当たり前のこと

もはや当たり前にやっているので、何が「一般」と違うのかよくわからなくなっていますが、他にもやっていることをあげると:

  • 社内はメールでやらない、Slackでやり取りする
  • ファイルはPC内でつくらない、基本Google Drive/Dropbox Paper
  • ToDoはTrello
  • ミーティングは立ってやる(一部)
  • スタンディングデスク導入(作業を一気にやるのには良い!)

毎週、毎週新しい試みを

オフィスのレイアウトを変えたり、ウェブミーティング専用のPCを用意したり、等毎週新しいことを試みています。試みを通して、うまくいくこともあれば、うまくいかないこともあります。やめることもさっさと決定します。それがメリービズの強みだと信じています。

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