ニューロマジックで活躍してくれているインターン生 沈汀さんが執筆しているインターン生日記。
今回はとうとう最終回。学生である彼女の視点で、社内コミュニケーションを行う上で気づいたこと、真似したポイント等を綴ってもらいました。

当たり前だけど人とコミュニケーションをとる上でとても必要なことを書いてくれていますので、是非ご一読ください！
＜前回の記事はこちら＞

※沈汀さんは2022年8月にニューロマジックのインターンを卒業しました。

相手の視点に立つコミュニケーション

こんにちは、インターン生の沈です。
インターン生日記もいよいよ最終回となりました......！
これまでのインターン生日記では、「相手の視点に立つ」大切さをお話してきました。

「相手の視点に立った姿勢」をいかに言葉に乗せるか。難しくもあり、とても大切なことだと私は思います。これは社外でも社内でも、同じことが言えます。

入社当時、私はよく悩んでいました。社会人に囲まれた環境の中で、一体どのように言葉をやり取りするべきなのか……。「まずは観察！」と社員の方々の言動に意識を向けると、皆さんはコミュニケーションの節々で「相手の視点に立っている」と気がつきました。

今回の記事では、私が社内コミュニケーションにおいて特に真似をしてよかったと思うポイントをお伝えしたいと思います！

私と同じようにインターンに参加されている学生さんだけではなく、社会人の皆さんにとっても日頃の心がけの参考になると嬉しいです。

真似してよかったこと3選

1. 仕事の依頼をするとき

依頼と一口に言っても、どこまで詳細に仕事内容を伝えればいいか、どういった語り口だと仕事を受け入れやすいか……。言葉に敏感な私は、そういった些細なことを気にしてしまい、いつも長い時間をかけてメッセージを書いていました。一方、社員の方はいつでも素早く依頼のスレッドを立てている印象でした。

「なぜこんなにもスピードに差があるのだろう？」
そんな疑問を抱いた私は、皆さんが下さったメッセージを分析してみることにしました。

なぎさちゃんお疲れ様です！○○を○○したく、〜〜を作りました。もしよければgoogleフォームに落としてもらいたいのですが、お願いできますか🙏✨

〜についての依頼です。（略）つきましては来週の月曜に一緒に○○できればと思うのですが、15:00-15:30でお時間いただけますでしょうか！

読んでみると、丁寧でありつつも頭にスッと内容が入ってきます。なぜそう感じるのか細かく観察すると、どのメッセージも「相手は忙しい」という前提で2つのことを意識していると気がつきました。

💡 1. 短時間で理解してもらう工夫：簡潔に＜依頼内容・依頼背景＞をまとめて伝える
　 2. 相手に判断の余裕を持たせる工夫：依頼を受けられるかどうか疑問形で投げかける

私自身＜依頼内容・依頼背景＞を踏まえた文章を受け取ると、具体的な作業のイメージを持ち、作業の優先順位を測ることができました。この気づきを経てからは、私も依頼内容をシンプルに削ぎ落として伝えることができるようになりました。

また、疑問形で仕事の依頼をすることも新鮮でした。相手に「依頼を受けれるか否か」の判断を委ねることで、無理に仕事を請け負ってミスが起こってしまう事態を防ぐことができます。
最後に疑問符を打ち込むとき、「これで本当に○○さんに伝わるか」と反芻することで、自分自身の要件理解も深められるようになったと感じます。

2.仕事の依頼を断るとき

仕事の依頼を受けたけれど、とても忙しく断る他ない時があります。こんな時、どう返事をしたらよいでしょう。

私は以前までは、「依頼をこなすのは難しい」という事実と謝罪を返していました。しかし社員さんたちは、相手が考える余裕を持てるよう、代替案を提示することで効率的に業務を進めていると気がつきました。

全部の作業は難しいですが、○○部分だけなら本日中に完了できます！

○○さん、本日手が空いているそうです。あと、このドライブの資料が活用できそうです！

そこで私も、相手も自分もお互いスムーズに行動できるよう、私自身が考える他の選択肢も提案するよう意識し始めました。

まずは最も簡単な方法、日程候補の提示から実行。

今日は○○のため、厳しいです。〜/〜あたりの提出でもよろしいでしょうか🙇‍♀️？

すると、相手とのメッセージの往復が減っただけでなく、「私だったらどうするだろう」と自分自身で課題解決法を考える癖がつきました。結果的に、先手を打って解決に回る意識が身についたのだと思います。

3.質問があるか聞かれたとき

仕事の依頼について説明を受けた後、「不明点はありますか」と聞かれることは多々あると思います。私は瞬時に質問を組み立てるのが苦手で、いつも「後で不明点が見つかれば、質問させてください」と返していました。そして作業開始と共に、浮かんだ質問を送ります。

社員さんは皆優しく、質問にも丁寧に返事をくれます。しかし、急ぎの作業では時間の制限があり、質問で作業が止まってはいけません。

そんな時、定例会議での社員の方の行動が目に留まりました。担当者による仕事の説明後、ご自身の言葉で仕事内容を復唱されていたのです。

「つまり、私が取り持つ作業の内容は〜であっていますか？」

「私は○○するということでよろしいでしょうか？」

担当者がいる場で、自分の脳裏にある言葉で内容を確認する。この作業があれば、お互いの認識の齟齬をすぐに正せると気がつきました。

以降、私も質問が浮かばない時は簡単に仕事内容を確認し、同時に自分の頭の中を整理するようになりました。この作業のおかげで、作業開始後に質問する回数は大きく減りました。この作業を今後も続けながら、いつかは自分の疑問点を即座に見つけられるようになりたいです……！

クライアントとのコミュニケーション

ここまでは、私が真似をした社内のコミュニケーションをご紹介しました。
一方、社外におけるクライアントとのコミュニケーションでは、何を意識すると良いのでしょうか？
実際に社員さんへ伺ってみました！

■永井菜月（サービスデザイナー）

大学院時代にインターン生としてニューロマジックに入社。現在はサービスデザイングループ内でチームリーダーを担当。

ーークライアントとのコミュニケーションで常に気をつけていることはありますか？

気をつけていることは2つあります。
1つ目は、忖度せずに本質的な課題をご提示すること。
2つ目は、信頼を掴むコミュニケーションです。

本質的な課題を伝えるには、お互いの信頼関係が積み上がってないといけません。クライアントが信頼して「永井だったら、そういうことを言われても嫌じゃないな」と思ってもらえるように、笑顔や話し方など、きちんと相手に信頼してもらえるようなコミュニケーションを心がけています。

ーークライアントとのコミュニケーションで一番思い出深いことを教えてください！

社会人になって間もない頃の案件です。大手システム会社で、デザインスプリントのワークショップ研修を提供しました。私は研修を組み立てる人として、忖度せず、相手の要望を呑む部分と、サービスデザイナーとして譲らない部分を持つことを意識しました。

すると、プロジェクトを進めていくうちにクライアントチームの皆さんと仲良くなり、案件の後も勉強会やイベントに呼んで頂けました。クライアントチームと私1人で飲みにいくこともありましたね（笑）。

チームのほとんどの方は年上でしたが、対等で居たいからこそ礼儀を尽くして、本質的な会話をするように努めました。彼らは企業の中でも、本質的に大切な価値観を問う気鋭のチームでした。そんな彼らに私が忖度なく向き合ったからこそ、同じチームとして認識してもらって、可愛がってもらえたのだと思います。
一生の思い出ですね。今でも同じ姿勢を貫いて仕事をしています。

ーー社外と社内のコミュニケーションの共通点はありますか？

社外では当たり前のことを、社内でも気を抜かないよう気をつけています。具体的には、きっちり挨拶することと、感謝を伝えることですね。コーチングの世界では承認と言います。

例えば会議の初めに「なぎさちゃんよろしくお願いします」と相手の名前を呼んで話したり「今日調子どう？」と聞いたり。そして、「〜してくれてありがとう」と具体的な物事に感謝を述べたり。

チームリーダーとして、惜しみなくメンバーを承認をすることを意識しています。

ーーコミュニケーション面で、真似をしている人は居ますか？

社内のコミュニケーションでは、特にプロデューサーの中村しずかさんを真似しています。プロジェクト内でデザイナーさんが上げた成果物に対して、必ず「ありがとうございます！」「こんな感じでいいと思います！」と、まず行動への感謝・相手のモチベを保つような「良かった」ポイントを話されるんです。そして、絵文字の使い方も絶妙なんです（笑）！

Slackなどの文字ベースのコミュニケーションは、どうしても冷たくなりがちです。しかし中村さんは文字ベースのコミュニケーションでも、チームメイトの心理的安全性を高く保つのがとてもお上手だと感動し、真似させてもらっています。

ーー永井さん、ありがとうございました！

相手に敬意を払い、本質的な会話をする

私たち一人一人が人間である以上、仕事の進め方や能力もそれぞれ異なります。相手の立場に寄り添う、つまりお互いを尊重して対話することで、コミュニケーションの齟齬は小さくなるでしょう。

この相手に寄り添う姿勢が、よりスムーズに、本質的な会話へと繋げてくれるのだと思います。

あらゆるエクスペリエンスにおいて、もっともふさわしい解決を追求すること。

このニューロマジックのミッションを体現する会話が、社員の方々の言葉の節々から感じ取ることができます。
社内ではお互いに心理的安全性を保ち、社外ではゴールへの最善策を目指す「対話」。コミュニケーションがあってこそ、物事の本質的な解決につながるのだと、皆さんとの会話を通して学ぶことができました。
相手を尊重したコミュニケーションを意識しながら、私自身も様々な仕事に取り組んでいきたいです！