はじめまして。菅野優と申します。
現在、株式会社Rekkaで執行役員として、税理士・社労士・司法書士など、士業の方を中心としたバックオフィス業務の代行・業務改善支援に取り組んでいます。
具体的には、経理・請求・入金管理・顧客対応・資料作成といった日々の事務業務から、freeeなどのクラウドツール導入、業務フローの整理、マニュアル作成、生成AIを活用した業務効率化まで幅広く支援しています。
単純に「事務作業を代わりに行う」だけではなく、
「その業務は本当に先生自身がやる必要があるのか？」
というところから一緒に考え、業務そのものを整理・仕組み化していくことを大切にしています。
今回は、なぜ私たちが士業のバックオフィス支援に取り組んでいるのか、そしてどんな考え方で業務改善を行っているのかを書いてみたいと思います。
専門家の時間が「専門家でなくてもできる仕事」に使われている
士業の方とお話しする機会が増える中で、ある共通した課題を感じるようになりました。
それは、
「専門家でなくてもできる仕事に、専門家の時間が使われている」
ということです。
税務、労務、登記など、資格や専門知識がなければできない仕事があります。
一方で、事務所を経営していると、それ以外にも膨大な業務が発生します。
メール対応、請求業務、入金確認、スケジュール調整、顧客情報の整理、資料作成、データ入力、採用、SNS、クラウドツールの管理など。
一つひとつは小さな仕事でも、積み重なるとかなりの時間になります。
そこで、
「士業の先生が、自分にしかできない仕事にもっと集中できる環境をつくれないか」
と考えたことが、現在のバックオフィス支援につながっています。
「忙しいから人を増やす」の前に、業務を整理する
バックオフィスについて相談を受けたとき、私たちはいきなり「アシスタントを入れましょう」とは提案しません。
まず行うのが、業務整理です。
現在行っている仕事を一つずつ洗い出していくと、
「これは先生本人じゃなくてもできる」
「毎月同じ作業を繰り返している」
「同じ情報を複数の場所に入力している」
「この資料はAIでたたき台を作れる」
「そもそも、この作業自体なくせるのでは？」
ということが見えてきます。
そこで業務を、
人がやる仕事／システムに任せる仕事／AIを活用する仕事／やめる仕事
に分けていきます。
人を増やす前に、まず仕事そのものを整理する。
これが、業務改善ではとても重要だと考えています。
「代行する」だけではなく「仕組みをつくる」
バックオフィス代行というと、
「経理を代わりにやってくれる」
「事務作業を外注できる」
というイメージが強いと思います。
もちろん、実際の業務を代行することもあります。
ただ、私たちが目指しているのは、代行し続けなければ回らない状態ではありません。
誰が担当しても一定の品質で業務を進められるように、業務フローを整理する。
マニュアルを作る。
クラウドツールに情報を集約する。
必要に応じてAIを組み込む。
そして、担当者が変わっても業務が止まらない状態をつくる。
ここまで含めて、バックオフィス支援だと考えています。
生成AIによって、バックオフィスの仕事はさらに変わる
現在はChatGPTやClaudeなどの生成AIも積極的に業務へ取り入れています。
例えば、打ち合わせの文字起こしから議事録やタスクを整理する。
既存の業務手順からマニュアルのたたき台を作る。
メールや資料の下書きを作成する。
大量の情報から必要な内容を整理する。
採用・教育資料を作成する。
これまで人がゼロから作っていたものを、AIに一次作業を任せ、人が確認・修正する。
このような形に変えるだけでも、業務の進め方は大きく変わります。
ただし、
「ChatGPTを導入すれば業務改善できる」
とは考えていません。
業務そのものが整理されていない状態でAIを入れても、結局使われなくなるからです。
そのため、
業務整理 → 仕組み化 → 人への移管 → SaaS・AI活用
という順番を大切にしています。
目指しているのは「経営者の1日1時間をつくる」こと
私たちがバックオフィス支援を通して目指していることがあります。
それは、
「経営者の1日1時間をつくり出す」
ことです。
1日1時間でも、月20営業日なら20時間です。
その20時間を、新しいお客様と話す時間にする。
既存のお客様へのサービスを良くする時間にする。
新しい事業を考える時間にする。
社員と向き合う時間にする。
あるいは、家族との時間にする。
何に使うかは、その方自身が選べます。
大切なのは、「時間がないからできない」という状態を少しでも減らすことだと思っています。
士業の先生だからこそできる仕事に、もっと時間を使ってほしい
税理士、社労士、司法書士など、士業の先生だからこそできる仕事があります。
専門的な判断をすること。
お客様の相談に乗ること。
信頼関係を築くこと。
事務所の未来を考えること。
こうした仕事に使える時間を、バックオフィスの仕組みづくりによって増やしていきたい。
そのために、
業務を整理し、人・クラウドツール・AIを組み合わせ、組織として回る仕組みをつくる。
これが、現在私が取り組んでいる仕事です。
士業に限らず、
「自分がやらなくてもいい仕事に時間を取られている」
「業務が属人化している」
「人を採用したいけれど、その前に業務を整理したい」
「AIを活用したいけれど、何から始めればいいか分からない」
という企業はまだまだ多いと感じています。
そんな企業や経営者の方と一緒に業務を整理し、
本当に大切な仕事に集中できる環境をつくる。
これからも、そんな支援を増やしていきたいと思っています。
