週1時間の会議より毎朝10分の雑談を

こんにちは、杉之原です。今日は、コミュニケーションの習慣について書きたいと思います。

アディッシュには、『スタンドアップ』と呼んでいる会議体があります。

スタンドアップ
毎朝、各部署が行っているショートミーティング。1日の活動状況やチームに共有したいことなどを話します。各拠点のメンバーとも、モニター越しにお互いの様子を確認しあいます。

スタンドアップを行うかどうかはチームに委ねられていますが、毎朝9時20分頃から10時にかけて、各チームが、それぞれの時間にそれぞれの場所に集まり、スタンドアップが開催されます。

今日は、管理本部で毎朝行っているスタンドアップをご紹介します!

「何か出来ることある?」と声を掛け合うチームをつくりたい

私がスタンドアップを始めたきっかけは3つありました。

1つ目は、管理部の仕事が縦割りであること。管理本部は、総務、採用、労務といった管理機能に対して、それぞれ1名ずつの体制でスタートしました。隣の人が何をやっているか分からない、というやつです。実際はそんなことはないですが、1日何も話さなくても仕事が出来てしまうのです。しかし、少人数でスタートしたからこそ、自分の業務担当を超えて助け合う必要がありました。

2つ目は、他拠点で働くチームメンバーがいたことです。大半が東京勤務のメンバーであるため、他拠点で働くメンバーは孤立しやすい構造でした。一方、新たなプロジェクトの立ち上げ段階は、日々変わりゆく状況を共有しながら、状況に応じて軌道修正していける柔軟性が重要です。物理的に離れていようとそうでなかろうと、「ただ顔を合わせる」ことが大切だと考えていました。

3つ目は、管理本部を立ち上げたとき、メンバーの半分以上が子どもを持つ女性社員だったことです。それまでの私は、残業ありきで仕事をしていた節がありましたが、部署立ち上げ時といえど、そういった部署運営は出来ない。業務的にすぐさまフォローしあえるかはさておき、プライベートが当たり前に共有されて、「何か出来ることある?」と声を掛け合える部署をつくりたいと思いました。

このような背景から、スタンドアップの時間を設けて顔を合わせることを決め、いまでは管理本部の人数も3倍以上になりましたが、毎朝続けています。

スタンドアップのススメ方

スタンドアップの進め方についてご紹介します。

・アジェンダ
スタンドアップは、だいたい10分、長くても15分程度。アジェンダは、以下のように進行しています。
 ・ひとりずつチェックイン「今日のパツり具合と目玉タスク」(30秒×6名くらい)
 ・雑談タイム(5~10分程度)

スタンドアップは、10分という限られた時間ですので、ひとりひとりが話す際に「おはようございます」を言わないとか、Slackで既に共有されている内容を不要にするなど、細かいですが、気を抜くと時間がかかることはNGにしています。

・時間
管理本部では、毎朝9時40分から、15分程度の時間でスタンドアップを行っています。朝一番の対応の目途が立っていて、また、他部署のメンバーが10時からの会議を入れやすいようにと、この時間設定にしています。

・場所
スタンドアップは、執務スペースの一角で、会議室ではなく、オープンな場所で行っています。また、その呼称から連想いただけるとおり、スタンディング形式で行っています。

・人数
最初は1グループで行っていましたが、部署の人数が増えてきたため、2グループに分けて開催しています。グループ分けは、不定期でシャッフルしています。やはり、1グループ5~7名程度が心地よい人数かなと思います。

・出入り自由感
管理本部の朝は忙しい。荷物が届いたり、急ぎの相談があったり、スタンドアップ中も何かと差し込みがあります。そのため、いつでも抜けていいし、遅れて参加してもいいですよ、という出入り自由感をつくるようにしています。ちなみに、スタンドアップは定刻スタート。時間になっても来ない人を待つことも呼ぶこともありません(笑)。

スタンドアップの雰囲気が、そのまま部署の雰囲気に

スタンドアップは、「この締切が迫っていてパツっている」「昨日こういうトラブルが起き、対応に追われている」という業務のシェアから、「保育園から呼び出しかかるかもしれない」「妻の仕事の関係で自分が子どもを迎えに行く日です」「勉強会に参加するので残業しない」といった個人の事情や、「体調が悪い」「気分は爽快」のような体調に関するシェアまで、感情や個人の状態が共有されることが特徴であり、これがチーム作りには欠かせない要素だと思っています。

・20代から60代まで分け隔てない関係の構築
管理本部は、20代から60代まで幅広い年代のメンバーが所属していますし、それぞれが従事している仕事の種類も違いますが、スタンドアップを続けてきたことで、遠慮することなく声をかけあえる関係が築けていると実感しています。

・多様な働き方を受け入れる素地
管理本部には、時短勤務、時差出勤、週3日勤務など、様々な契約形態のメンバーが働いています。感情や個人の状態を認識していることで、「違うことが当たり前」という状況を吸収し、多様化する働き方を受け入れる素地につながっているのではないかと思っています。

・新メンバーの人間関係オンボーディング
新メンバーを受け入れたとき、スタンドアップで自然と人間関係のオンボーディングがされているため、私としては楽ちんです(笑)

管理本部のスタンドアップは、毎朝、必ず笑いがあります。まあ、きっと、かなり、うるさいと思います(笑)。でも、この10分間を5年間積み上げてきたことで、スタンドアップの雰囲気が、そのまま管理本部の雰囲気になっているのではないかなと思っています。

社会にアンテナを張る時間へ

先ほどご紹介したアジェンダにある「雑談タイム」は、2年ほど前に設けたコーナーです。雑談タイムでは、誰か1人が、話題提供として、最近気になっているニュース、出来事や考えていることをシェアし、それに対してプチディスカッションをする時間です。

雑談タイムを始めた2年前は、ちょうど上場準備が加速してきた頃で、膨大な業務に追われ始めていました。その中で、私自身が思考停止状態になっているのではないか、情報感度が落ちてきているのではないかと思ったことがきっかけです。

どのような情報を感知したのか。興味を持ったニュースに対して、どう思ったのか。会社や人生に活かすとしたらどうするのか。

社内思考に陥らず、社会にアンテナをはる私たちでありたいと思っています。

いかがでしたでしょうか。現在、新型コロナウイルス感染症の対応として、原則在宅勤務としていますが、週1時間の定例会議よりも、毎朝10分の雑談を重ねる。そうやって、オンラインでも、チーム力の土台を強いものにしていきたいと思っています。

アディッシュ株式会社's job postings
2 Likes
2 Likes

Weekly ranking

Show other rankings
If this story triggered your interest, go ahead and visit them to learn more