会話のレスポンスを速める技術

こんにちは、unname代表取締役の宮脇啓輔です。

最近、切れ味のある人の会話をじっと眺めていたのですが、その時に気づいたことがあります。それは会話のレスポンスを速めたければ、相手の話を傾聴しないということです。

さらに傾聴しないだけでなく、相手の主張の途中にカットインして「話し手」を奪う時さえあります。しかもそういう人に限って、会話のレスポンスが速く、頭がキレている人ばかりであることも同様に気づいたのです。

「話を聞かないなんて会話にならないじゃん？」と思いそうですが、意外にもそうじゃないことを発見しました。

そんな現場から、ビジネスシーンにおけるレスポンスの速度を高める技術を言語化したので、解説していきます。

2種類の会話の型

ビジネスシーンでは、大きく2種類の会話の型があります。それは質疑応答型と目的遂行型です。

まず質疑応答型ですが、これは一方が質問し、もう一方がそれに対して返答するという会話の形式になります。具体的には、報告に対する確認や、不明点・懸念点に対する質問などが挙げられます。

QAズレを防ぐために、まずは質問に答える。説明はその後

質疑応答型の会話でレスポンスの速度を上げる技術として、事前に返答パターンを決めておくというものがあります。以下の3つのパターンに分解して解説します。

①返答内容が明確な時：質問に一言で答える
１つ目の返答パターンとして、返答する内容が明確で自信がある時です。この場合は、質問にストレートに返答しましょう。コツとしては、変な説明を入れずに、できるだけシンプルに答えることです。とはいえ、説明しないと何もわからないと思うときは、質問に答えた後に説明しましょう。案外ダラダラ説明する必要がないケースがほとんどなので、思い切って情報を削ぎ落としてシンプルに返答しましょう。


②返答内容に自信がない時：枕詞を活用する
2つ目の返答パターンは、返答内容にやや自信がない時です。わからないわけではないけど、シンプルに返答できないとき。ありますよね？そんな時は、枕詞を加えて期待値調整だけしておきましょう。それだけで大丈夫です。具体的には「推測ではありますが、○○です」「ちょっと自信ないのですが、○○です」「聞いた話なのですが、○○です」などです。枕詞を付け加えるだけで、返答としては1つ目のパターンと同じように、シンプルに答えましょう。


③返答内容がわからない時：「わかりません」から答える
3つ目の返答パターンです。これが一番難しいので、しっかり事前に決めておきましょう。というのも、聞かれたことに「わからない」と答えるのは「怠慢じゃないか？」や「思考停止じゃない？」と思われそうだからです。しかし相手からしたら、わからないものをわかってるかのようにダラダラ説明される方がめんどくさいのです。なので、わからないものは「わかりません」から返答しましょう。その上で、わかっていることだったり、わからない理由を説明してあげると良いでしょう。

という感じで、質疑応答型の会話では、返答の一言目をある程度パターン化しておくと、速いレスポンスが可能になります。速いレスポンスは時間短縮できるので相手も嬉しいだけでなく、自信を持って会話できるので、いい印象も与えられるのです。

高速レスポンスには思考する時間が必要

もう１つの会話の形式が目的遂行型です。これはとある目的に沿って議論を深めていく形式を指します。あくまで議論を通して何かの答えを出すことを目的としているため、傾聴する必要はありません。

目的を果たすことが議論の目的なので、配慮は必要だが傾聴は不要

目的遂行型の会話は着地が明確でなく、いろんな会話が喧々諤々となされることが多いです。また、相手の出方によって自分の主張をその場で考える必要があるので、なかなか速いレスポンスを行うのが難しいのも特徴の１つです。

そんな目的遂行型の会話でレスポンス速度を高めるためには、思考する時間を稼ぐ必要があるのです。

相手の話を聞くことに意識を集中しすぎると、自分の主張を思考する時間がなくなる

そしてその思考を稼ぐためには、①相手の主張を瞬時に捉えることと、②具体的な説明を聞かないという、2つの技術があります。

①相手の主張を瞬時に捉える

思考する時間を稼ぐ1つ目の技術としては、「相手の主張を瞬時に捉える」があります。「1聞いて10理解する」に近いことを行います。

話を聞くのではなく、話者の主張を捉える

現代文が得意な人はわかりやすいと思いますが、「筆者の主張を説明しなさい」というものです。そして、主張の直前には接頭詞が必ずつきます。もちろん口語なので、現代文のように綺麗になかったりするのですが、人によって癖があります。「結論、○○です」という人もいれば「つまり○○なんだよね」という人もいます。その決め接頭詞がきたタイミングだけ捉え、主張を理解すればOKです。主張（相手の言いたいこと）がわかれば、その後の説明を聞く必要はありません。

②具体的な説明を聞き流す

思考する時間を稼ぐ2つ目の技術としては、「具体的な説明を聞き流す」というものがあります。主張がわかっていれば、その説明を集中して聞く必要がないのです。

不要な説明は、相槌だけ打っておき思考時間に充てる

基本的に会話は、論⇒例⇒論の順番で展開されます。最初に主張がきて、その後、その主張を説明するための具体例がきます。そして場合によっては最後に主張を言い換えた状態で伝えるのです。

最初の主張（論）を聞いて、相手の言いたいことがわかった場合は、自信を持って聞き流してください。上手く相槌を打ちながら、自分の主張を整理するための思考時間に充ててください。そして、あまりにも相手の話が長いor話を遮っても失礼に当たらない場合は自信を持って、自分の主張を被せましょう。

目的遂行型の会話では、傾聴し合うことが目的ではなく、何か結論を素早く出すことが重要です。なので、生産性を高めるためにも、レスポンス速度を高めていきましょう。

このように、会話のレスポンスが速い人はあらかじめ返答パターンを決めていることと、相手の会話中に自分の思考時間を稼いでいるのです。真面目に不要な話を聴いていると、一向にレスポンスは早くならないので、不要な生真面目は捨て、会話の速度を高めていきましょう。

もっと深く掴みたい方はこちらも

「頭の回転が速くなる」方法｜宮脇 啓輔 / 株式会社unname

こんにちは、unname代表取締役の宮脇啓輔です。 以前書いた「頭の回転が速い」を科学するというnoteに対して、大きな反響をいただきました。note創作大賞2024で入選するなど、大変光栄です。ありがとうございます。 こちらのnoteでは、「日常からいろんな物事について考えておこう。頭の回転が速く見える人は、考えたことがあることを話しているだけ」という趣旨で書かせていただきました。 ...

https://note.com/keisuke36/n/n3b4d84bcb246