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マイベストのコロナ対策について-リモートワークでもコミュニケーションを大切に。

こんにちは、株式会社マイベストのインターン生、太田です。

緊急事態宣言が全国に適用範囲を拡大されるなど、新型コロナウイルスに対する不安は日に日に増していきますね。こんな状況だからこそ、求職者の皆さんは興味のある会社について深く知りたいのではないでしょうか?

そこで、今回は弊社が新型コロナウイルスに対してどのような対応をしているのか、どんな工夫をしているのかをお伝えできればと思います。マイベストではオンラインでの選考を積極的に行なっておりますので、この記事で興味を持ってくださった方はぜひ応募してください!

マイベストのコロナ対策について-迅速な対応と各種補助によって大きな支障は出ていない

前回の全社会後に開催された慰労会(1月下旬)の写真。また一緒に顔を合わせて働けるように、今はただ新型コロナウイルスの収束を願うばかりです。

マイベストが全社で行なっている新型コロナウイルス対策について、弊社取締役CFOの木本さんにご回答いただきました。

ーーマイベストではいつから新型コロナウイルスへの対策を行なっていますか?

当社ではコロナの感染拡大が世の中で騒がれ始めた比較的早い段階から経営陣で協議を重ね、いつでも対応できるように方針をすり合わせていました。

当初は「うがい・手洗いの励行」を全体に呼びかけるところからでしたが、社員に働きかけるからには会社としてもきちんと手当をすべきと考え、備品としてマスクや消毒液を備えるなど行いました。弊社サイトのPVからマスクが品薄状態になっていることを察知し、管理部員が自転車で最低限必要な分のマスクを買いに行くこともありましたね。

---迅速な対応本当にありがとうございます。リモートワークの導入・推奨も早かったですよね!

当社では生産性の観点からFace to Faceのコミュニケーションを重視しているのですが、感染拡大リスクを検討した結果、早期に時差出勤と部署単位でのリモートワーク導入を決定しました。その時点では「生産性を落とさない」かつ「不要不急の外出を避ける」という軸で、各部の部長が導入を判断できるような形でした。

リモートワーク実施にあたっては、勤怠管理やセキュリティ対策も方針を速やかに策定・案内しました。また、会社で行っていたランチイベントや慰労会など、多くの人が密集するオフィシャルな会を禁止するなどの措置もこの時点で取っています。

---緊急事態宣言に伴い、会社としてはどのような対応をしていますか?

フレックス制度やリモートワークがある程度機能してきたところで、政府による緊急事態宣言発令の前に代表の速やかな判断で完全リモートワーク体制に移行しています。在宅ワーク環境が整っていない社員もいたことから、ディスプレイの購入補助や通信費の補助を行うことを追って決定しました。

ーー完全リモートワーク体制への移行はスムーズに行えましたか?

初の試みで手探りの部分はあるものの、移行期間があったことで大きな問題もなく比較的スムーズに行えました。マネージャー・リーダー陣が労務管理やメンタルケアなどをしっかりしてくれているからだと思います。移行当初は一部環境が整っていない社員もいましたが、生産性が著しく落ちたという声はあまり聞こえてきません。

ただ、通信環境が人によってマチマチということもあり、ZoomやSlackを利用した会議の際に不都合が生じるケースはあります。この問題に関しては、通信費を補助することによって環境改善に努めてもらうよう呼びかけを行っているところです。

完全リモートワークによって生じている影響と各部署で行なっている工夫

現在完全リモートワークとしているマイベストですが、この対応によってメンバーたちにはどんな影響があるのでしょうか。各部署の部長や新卒研修の担当者に業務への支障や現在行なっている工夫などについて聞いてみました!

【コンテンツ制作部】
・口頭でしたいちょっとしたやりとりや確認ができない、後回しになってしまう
・ミーティング時にオンラインだと接続状況などによって会話しづらい
・オンラインミーティング時に会話が交差する
・コミュニケーションが不足することでメンバーの現状(体調等含め)が把握しづらい
・出社しなければできないような検証ができない
・夜遅くまで働くメンバーも出てきた

→可能なものは専門家にアドバイスをもらい自宅で検証しておりますが、出社を避けられない場合は日程を絞って出社するようにしています。また、在宅だと夜遅くまで働いてしまう人もいるので、各人の業務量を確認しつつ声かけするようにしております。

【海外事業部】
・全体への共有事項がテキストだけでは伝わりきっているかわからない
・相手の反応が分からないからちょっとした疑問点等を解消しづらい
・各自が「これであっているのか」と不安に感じていてもそれに気づけない

【開発部】
・雑談等のカジュアルなコミュニケーションを取りづらくなった

→SlackCallやZoomを利用して口頭でのコミュニケーションを意識的に増やしており、試験的な取り組みとしてオフィスアワー的な時間を設けています。

【人事部/管理部】
・オンライン面談等のツールを案内する際に不便をかけてしまう
・通信環境によっては面談や面接がスムーズにいかず、心苦しい
・どうしても発生してしまう荷受け、電子化できない書類の捺印や郵送作業等がある

→案内メールの補足項目に詳細な説明を記入することで不明点を解消しており、荷受けや書類の郵送等は万全の対策をした上で出社・対応しています。

【新卒研修担当】
・検証等の物理的な業務ができない
・カメラマンによるカメラ講座や各部署からの説明会などが開催できない

→このタイミングでの学びや社内交流の機会損失は残念ですが、スケジュールを変更して対応しています。


スケジュールに関する問題は今のところは対処できているものの、今後も在宅ワークが延長されるようであれば対応を変える必要も出てくるとのこと。やはり出社できないことで最も影響が出ているのは検証作業のようです。リモートワークの期間が延長になった場合、どのように対応するかは現在検討中のようです。

オンラインでも顔を合わせて会話することでコミュニケーション不足を解消!

今回多くの方がコミュニケーションの取りづらさを口にしていました。この問題に対してどのような工夫をしているのか、コンテンツ制作部長である福山さんと海外事業部長の小山さんにお話を伺いました!

こちらも慰労会(1月下旬)での一コマ。写真中央がコンテンツ制作部長の福山さんです。

ーーコミュニケーション不足などの問題に対してどのような工夫をしていますか?

福山さん:毎日朝会を開いています。朝イチに顔を合わせることで孤独感も軽減されるし、適度に緊張感を保てていると思います。朝会のちょっとした雑談で笑いが起きたり、1日に最低1回は顔を合わせられることで「チームで仕事をしている」という感覚を与えられているかなと。また、メンバーの状況が簡単にわかるので私も嬉しいです。

Slackの雑談OKなチャンネルでどうでもいい話をして盛り上がることもあって、それによって「みんないるんだ感」が共有できて孤独感が減ります!

---細かいやりとり・確認がしづらいことへの工夫や、ミーティング時に意識していることがあればお願いします!

ちょっとした確認などは後回しにするにしても忘れないようにちゃんとメモするとか、「あ〜確認したいけど文字でうつの面倒だな〜」とか考えているうちにサクッとSlackで電話するようにしています。

オンラインミーティング時の工夫としては、(まだできていませんが)進行係や話す順番、議題もきっちり決めて、勝手に話し出す人が出ないようにしようかと思っています。あと接続状況が悪い時はWi-Fiではなくスマホからつなぐようにしていますね。会社から通信補助も出ているので。

こちらも慰労会(1月下旬)での一コマ。執行役員兼海外事業部長の小山さん。

ーーコミュニケーション不足などの問題に対してどのような工夫をしていますか?

小山さん:リモートワークでもお互いが気軽に口頭確認できるような文化を醸成するために、こちらが常にスタンバイしているだけではなく、何かあれば自分からもSlackCallするように心掛けています。

私とメンバーの間には少なからず言語の壁があるので、日本語のテキストだけで100%伝えることは難しいかもしれません。そのため、重要な連絡事項は部署全体のSlackチャンネルでの連絡に加え、チームリーダーに各チームのチャンネルで再連絡とメンバーへのフォローをお願いしています。リーダーは基本的にそのチーム(国)のネイティブメンバーが担っているので、自国の言語で対応してもらっています。この辺りを普段よりも丁寧に対応しています。

また、普段から海外事業部内で定期的に開催している「OCHAKAI」というイベントをオンラインで実施しました。内容は各チームのメンバーをシャッフルし、3~4人程度のグループで気軽におしゃべりしてもらうというもの。

部署交際費として一人あたり最大1000円の補助を出し、UberEatsなどで自分の好きなおやつを用意してもらいました。私自身久しぶりに話すことできたメンバーもいて、元気な顔を見ることができたので安心です。一人一人に感想を聞いた訳ではないですが、コミュニケーションの機会を作ることで少しでも孤独感が軽減できたのではないかと思います。

業務面では完全リモートワークによるポジティブな効果も

ここまで紹介したように、リモートワークになったことで多少の問題はありますが、部長やチームリーダーが中心となって働きやすいよう工夫しているため大部分は解消できているようです。そして、リモートワークに切り替えたことでこんないい面もあるとのこと。

・通勤時間がなくなって時間に余裕ができた
・会議などが本当に必要なものに絞られたことで作業効率が上がった
・会議室を予約する必要がなくなったことでスケジュールが柔軟になった

コミュニケーションの部分では問題が生じているようですが、業務面ではプラスに働いている面も多いようです。今回の完全リモートワーク体制によって見えてきた課題や発見を今後の制度・体制に活かしていくことで、非常事態時に限らず通常時の業務環境を改善していけるのではないかと思います。

マイベストはオンラインでの選考を積極的に行なっております!

会社としては、緊急事態宣言の期間に合わせて状況をみつつ、経営陣で協議して従業員の安全を確保できるよう適切な判断を行なっていくという方針です。

求職者のみなさんはこの事態の中非常に大きな不安を抱えていることと思います。現在マイベストは最終面接以外の面談・面接を全てオンラインで実施しておりますので、この記事や他の記事を読んで少しでも興味をお持ちいただけた方はぜひ応募してください。

実際にお会いすることはできませんが、可能な限り皆様がマイベストについて理解を深めてくださいますよう、こちらも尽力いたします!

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