新木 潤

【課題】 ・群馬県が企業と共同で構築した「LINEアプリと連携したワクチン接種予約システム」を本市においても活用することになりました。 ・その際、IT分野での業務経験がある私が任命され、導入推進役となって予約システムの導入から運用まで行うことになりました。 【実施内容】 1. 予約システムの全体把握と導入 ・群馬県から提供された仕様書だけでは理解することが難しかったため、同様のシステムを運用中だった他市を訪問し、導入から運用までの内容についての知識を深めました。 ・得られた知識を基にシステムの各種設定を行い、本市に合う形にカスタマイズして導入しました。 ・その際、市内医療機関との調整から、適切な公開期間や予約枠数等の設定を行い、本市でのパターンを想定したテストを実施しました。 2.導入したシステムの内部展開 ・医療機関との調整を担当する職員に対して、システムの構成内容と実現可能な設定内容を共有するなど運用方法を確立していきました。 ・市民からの問い合わせに対応するため、システムの概要を取りまとめた資料を作成し、上司を含めた課内全体に対して情報を共有しました。 3. 人の手でフォローをしつつ実運用を開始 ・公開予定が1週間後に迫っていたため、すぐに実運用を開始しました。 ・予約システムで得られた個人情報をExcelで手動で加工し、複数人で確認しながら医療機関にメールで提供する運用を構築しました。 4. 運用実績をベースに自動化の促進 ・市内100の医療機関へ提供するデータについて、ExcelVBAで開発したプログラムを活用し、作業の正確性と効率性を飛躍的に高めました。 ・このようなプログラムの利用方法を取りまとめて、私以外の職員でも同じクオリティのデータが作成できるような仕組みを作りました。 【成果】 ・私が配属されてから1週間で予約システムを市民への公開することに成功し、周囲のメンバーや上司に高く評価されました。 ・運用開始前は電話予約の件数が多かったですが、システムの改善や市民周知を積極的に行うことで、システムの利用者数が増加していきました。 ・最終的に市民のワクチン接種率の向上に大きく貢献しました。 【学んだ点】 ・短納期で進める事業については、特に積極的に情報収集を行い、周囲の人と協働していくことが重要であると学びました。 ・手動で行う業務をITの力で自動化していくことは、自身の業務負担の軽減だけでなく、組織としても効果的な取り組みであることを認識しました。 現在運用中のコロナワクチン接種予約システムについては、こちらです☟