『仕組み』で仕事はもっと楽しくできる ～私が業務改善に惹かれる理由～
「どうせやるなら楽しんで」
私の仕事上のモットーです。
誤解されるかもしれませんが、楽な仕事をしたいわけではありません。
むしろ若い時は、キツイ仕事ほど「燃える」タイプでした。
アルバイトで建築や解体などのガテン系に明け暮れていた私が
なぜ業務改善に惹かれるようになったのか。
そして今、業務改善にどんな思いを持っているのか。
私という人間の理解の助けにしてもらえれば幸いです。
目次
１．モットー
２．業務改善との出会い
３．業務改善の移り変わり
４．これから
１．モットー
冒頭に挙げた
「どうせやるなら楽しんで」
という言葉。
決して後ろ向きな言葉ではないんです。
どんな仕事でもつらいもの、キツイものはあります。
ですが、そんな仕事にも必ず楽しめる瞬間、楽しめる部分がある。
それを如何に発見して、楽しみに変えることができるか。
それがこの言葉に込められています。
若い時は、キツイことをこなすこと自体に楽しさを感じていたこともありました。
力技で押し切って、達成後の充実感を味わう、という感じですね。
でもだんだん年齢を重ねるにしたがって、それが難しくなってきました。
というよりも、力技に頼って解決するよりも、力技に頼らずに解決できること、
どうすれば一番楽な方法で最適な成果を挙げることができるのか。
そのことを考えるようになったと言えます。
最小の労力で最大の効果を発揮するために何が必要か？
そのための改善策、仕組みを考えることへ
自分の関心がシフトしていったのが30代後半から40代にかけてでした。
２．業務改善との出会い
日常業務でPCを使用することが
業務改善、仕組み化の重要性を痛感させてくれました。
PCの機能を使うことによって生まれる業務上の余裕が、
他の部分にどのように好影響を及ぼしていくのか。
実地で体験できるようになりました。
衝撃的な出会いだったのが、
元SEのチーフの存在でした。
他の部署が紙資料、手作業といった、アナログ的日常業務をする中で、
そのチーフのいた部署のみ、ACCESSを使用した大量データの一括処理による
日次業務工数の大幅短縮が図られていて、
それ以外の業務も自動化するのが当たり前、という文化が浸透していました。
その部署へ配属になったことが、
業務改善への強い憧れにつながったと思っています。
そういえば、
最終学歴はゴリゴリの文学系ですが、
幼少期は天体や気象が大好きな理科系少年でした。
星や雲の分類、力学的法則などを図鑑で毎日眺めていました。
だから、規則だったものや分類・分析などに興味を持ちやすかったのかも
しれません。
３．業務改善の移り変わり
学習塾時代は私自身のPCスキルも高くなく、
扱える機能もそれほどありませんでした。
それでもバイト講師のシフト作成や、月次予実管理などを通じて
これまで手作業に頼っていた仕事について
『どうすればもっと効率的にこなすことができるようになるか』
を考える癖がつくようになっていきました。
続いての声優養成所時代では、先に述べた元SEのチーフの姿勢から
Excelの関数やVBAについて独学で学ぶようになりました。
その結果として、バイトインストラクターのシフト・ギャラ一括管理ツールや
レッスンテキストの管理ツールなどを自作し、部内で共有するようになりました。
ここでは何よりも、業務改善・効率化がもたらす恩恵について
単に業務が楽になるだけではなく、働きやすくなることで
部内メンバーの雰囲気が良くなり、誰かがピンチの時にも他のメンバーが
手を貸しやすくなる、といった真のチームワークの良さがありました。
ツール使用や自動化といったことが、目に見えない部分にまで好影響を与えている。
そんなことを毎日実感する日々でした。
その次の東京インタープレイでは、
部門立ち上げ直後のカオス状態で
私がこれまで経験したり考えたりしていたことが
実際に大きく反映される機会を与えてもらえました。
問い合わせデータベースなどのツール作成も重要でしたが、
それ以上に部門の業務全体をどう効率化していくか、を毎日考えていました。
問い合わせ分析からFAQを改善した結果、お客様だけでなく
社内メンバーの負担も減らすことができました。
新人育成プログラムを整備したことで、再現性のある
部門人材育成を可能にできました。
とにかく「こうすればもっと効率化できるかも」と思ったことは
どんどん取り組んでいきました。
同時に、外部の業務効率化ツールの存在もこの時期にたくさん知り、
「効率化」の効率化、業務改善を実行するための前段階での改善といった、
より高次な視点をも、念頭に入れられるようになりました。
結果として私が取り組んだ業務改善は、
効率化というだけでなく、部門の業務の標準化としても
一定の成果を挙げることができた、と認識しています。
４．これから
東京インタープレイ時代の英業務ＭＧＲから、私の退職時に
「井上さんのやってきたことは直接売上に結びついてはいないが
どれも会社にとってとても重要な意味のあるものでした」
という言葉をもらいました。
業務改善は、特に社内に向けた場合には売上は生みません。
ですが、それが必ず誰かの、いやみんなの役に立っていることを
知っています。
売上が立つことは勿論大切。
でも私は、誰も楽しくなれない売上が立つことには興味がありません。
お客様も自社の仲間たちも、関わった人たちが笑顔になれること。
そのためにどうすればよりよくこの仕事を回していけるのか？
そのためにさまざまな仕組みを考え、さまざまなツールを用いたいです。
ExcelもVBAもAIも「目的」ではなく「手段」です。
みんながより楽しんで仕事をすることができるための。
そうして、それを達成できたときに
「ああ、この仕事をしていてよかったな」と
本当に思うことができます。
そんな仕組みを一つでも多く、社内外に残していくことが
これからの私の仕事だと考えています。
仕事は『頑張るもの』であると同時に『もっと楽しくできるもの』。
