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GitHubを使って法務コミュニケーションのスピードを2倍にした話

ウォンテッドリー株式会社コーポレートチームの大谷です。

カスタマサービスチーム仲野さんが書いた ”GitHubで実現する、カスタマーサービスとエンジニアの非同期コミュニケーションのすすめ” に良い反響がありましたので、コーポレートチームでも行っている活動をお話したいと思います。

Wantedlyのコーポレートチームは”働くメンバーの生産性を上げる”ことをミッションとしています。インフラチームが開発チーム全体の生産性をあげることをミッションとしているように、コーポレートチームは会社としてやらないといけないことを担保しつつ、メンバーの負担を増やさないという観点で、会社全体の生産性を上げることを目指しています。

他社で契約書や規程の文書管理としてのGitを使う話はいくつか事例があるのですが、今回Wantedlyで行ったのはGitHubを使ったコミュニケーションを使って生産性を上げた話になります。

契約書チェック、法務相談をGitHubでやり始めた理由

エンジニアの人でも法務に関わる機会はあるのではないでしょうか?

フリーランスの方と業務委託契約を結んだり、サーバーの保守契約を結んだり、もしくは「◯◯したいんだけどどういう利用規約にするべきなのか?」「◯◯な招待キャンペーンをしたいんだけどどんな法律が関わってくるのか?」などサービスや新機能開発をする際にも法務相談は発生します。

ウォンテッドリーでは顧問弁護士には2週間に1度半日来てもらい法務相談を受け付けてもらっていたものの、週により相談する案件がない時間があったり、2週間に1度だとメンバーが相談したいタイミングに合っていませんでした。

緊急性があるものはチャットで相談して良いルールになっていました。しかし、顧問弁護士とは顧問料で相談できる時間を超えると時間でチャージされる契約になっていて、同期コミュニケーションだと時間数が多くなりやすいため、新しい手法を探していました。

それとは別に弊社インフラエンジニアの人から、エンジニアがGitHubを使うのは「今いる人のためではない。今居ない人・これから来る人のための仕組みだ。」「書いたコードがどのような意図で書かれたのか、何を達成しようと思って作ったのかが分かるのに意味がある。ソースコードを読んで意図を知ってほしいというのは辛すぎる。」という話を聞いて、契約書でも同じく過去の契約書を読み込んで意図やリスクを知るのが「辛い」と思ったことがあり、”契約書とソースコードは一緒じゃないの”ということを思いついて始めてみました。

どのようなやり方をしているか

顧問弁護士が会社に来て法務相談をする時間数を2/3に削減、その分リモートでの相談の時間に当ててもらうようにした。会社に来た時でも相談がない場合はGitHub上のIssueに回答する時間に使えるようにしました。


GitHubでのIssueの作り方

ウォンテッドリーのやり方は以下のようになっています。

1. まずはLegalのリポジトリーまたは既存のレポジトリーにLegalのラベルを作ります。

2. Issueを作ります。
契約をしたい案件を、なぜ契約するのか(WHY)、何を行うのか(WHAT)、考えられるリスクと、いつまでに締結したいかと契約書データを添付して上げます。

既に同じタイプの契約書がある場合は、#でリファレンスをします。

3. 契約内容が過去事例がない新規のものなどリスク範囲がわからなく法務レビューが必要だと判断する場合は顧問弁護士をアサインしましょう。ウォンテッドリーでは@kengolawをアサインしてます。
ビジネス上会社としてやるかどうかの判断が必要なものは、判断ができる事業部長やコーポレートの人をアサインします。ウォンテッドリーでは社内の法務担当の大谷 (@Ichibe-tani)になってます。

4. 顧問弁護士は常にGitHubを見ていないので、チャットでIssueが出来たことを連絡します。

5. Issue上で議論が終わり、契約書の文面チェックが終わったら、顧問弁護士はかかった時間を [0.25h] など時間単位でTitleに記入します。

6. 意思決定に必要な情報が揃ったら、職務権限規程に沿って承認者が承認し押印します。

7. 最後に、契約書管理表の管理番号をタイトルに記載し、IssueをCloseします。

これでOK!

実際運用されているIssueはこちら

その他ルール

全体に公開して議論する案件ではないものは、限られた人で議論するレポジトリやメールやチャットベースでの議論とする。(セキュリティの議論をエンジニア全員の見れるIssueで行わないのと同じ)

これによって変わったこと

・非同期コミュニケーションにしたことにより、顧問弁護士の相談時間を固定でブロックしていた時間を柔軟に依頼できるようになり案件解決までの時間が短くなった(標準的な契約書チェック平均5日→2.5日)

・Issueで管理したことにより、契約書がどのような意図で締結されたかが分かるようになった

・過去の同じような契約書のIssueの議論を見ることによって、その人に初めての案件だったとしても抑えるべき点が分かるようになり議論の時間が短くなった

・顧問弁護士が案件に使った時間を入れることにより、要件が整理されないまま依頼をかけてしまうなどで顧問弁護士の時間を多くとってしまうメンバーが見えるようになった

今後行うこと

この後行っていこうとしていることとしては

・顧問弁護士のオンサイトでの相談時間を2/3から半分にまで削減

・契約書をGitで管理して、PullRequestで変更レビューをしていく

・複数の弁護士での運用(専門性や時間あたり報酬からアサイン先を振り分けられるようにする)

・弁護士側の時間を取ってしまう相談をしがちな人への依頼のかけ方トレーニング

です。

まとめ

・GitHubで契約書チェック、法務相談を管理すると議論が残って超便利

・非同期コミュニケーションをうまく使うことで関わる人の生産性が上がった

・Wantedlyのコーポレートはメンバーの生産性を上げる活動をしています

まだまだ使い方としてよく出来るところがあると思いますし、自社ではこんな使い方していて便利ということがありましたら、はてなブックマークなどでコメントいただけるとうれしいです。

またGitHubを使える顧問弁護士がいないという問題は、対応できるかたを何人か知っているので会社お問い合わせフォームまでお問い合わせください。

最後に

一緒にコーポレートの仕組みを作っていきたいコーポレートの人材募集してます。




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