「ランニングコストの抑制」と「業務効率」の両立。多くの人事部や採用担当者が抱えるこの悩みに、KDDIグループのSupership株式会社も直面していました。ATSへの登録者数に比例して膨らむランニングコストは年々増大。さらに、非効率なATSによって書類選考のリードタイムが長期化し、優秀な人材を逃してしまうリスクも高まっていました。
この二重の課題を解決すべく、同社は採用管理システムの刷新プロジェクトを立ち上げ、リリースしたばかりの新たなATS「Hire」への切り替えを決断します。その結果、コストを約3分の1に削減するのと同時に、書類選考通過までのリードタイムを約2.5日へと短縮させることに成功しました。
「一緒に新しいATSを作っている体験はすごく楽しい。使い続けるモチベーションが生まれるATSです」と語る、同社採用・ビジネスパートナー部（以下「採用・BP部」）の王宇氏に「Hire」の導入理由とその効果、そしてこれからの期待についてうかがいました。
ATSに興味があるけど、何を基準に決めれば良いか分からない方へ
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登録者数に応じて増えるランニングコストと効率性の低さが、人事の重荷に
−−採用・ビジネスパートナー部の体制や、お仕事の概要について教えてください。
王：採用・BP部のメンバーはHRBP兼務を考慮すると実質の稼働はリクルーター2〜3人、採用活動にまつわる業務を担当するオペレーターが1人という体制です。私は採用全体のオペレーター業務のフォロー、採用グループ全体のパフォーマンス向上プロジェクトまで、採用業務とその周辺領域をまとめて見ています。
採用計画では、毎年30人前後の採用を目標とし、年間の応募者数は約2000人という規模になっています。
−−今年の6月に「Hire」を導入されましたが、どのような課題を抱えていたのでしょうか。
王：これまで利用していたATSには、大きな課題が2つありました。
1つはランニングコストの高さです。年間の応募者数は2000人程度ですが、応募者の履歴書の保管義務などもあり、年間を通じて常に約5000人分の情報をATSに保管しています。従来のATSは登録する候補者の数に応じてコストが上がる料金体系だったため、毎年増加するコストの負担が悩みでした。
もう1つが、選考プロセス管理効率の低さです。候補者との日程調整が煩雑なうえ、データ解析にも一手間も二手間も掛かるような状況だったため、とにかく効率性を高めたいと感じていました。そこで、ATSの切り替えプロジェクトを立ち上げ、複数の選択肢を検討しました。
−−プロジェクトで検討された際に、重視したポイントは何だったのでしょうか？
王：まず2大課題の解消を前提として、求人媒体との連携機能の充実度や、現場での使い勝手を考慮して、シンプルなUIかどうかなどを評価項目としていました。
加えて重視したのは、提供企業や製品の信頼性や信用ですね。当社がKDDIグループということもあり、コンプライアンスの徹底が求められます。情報漏洩のリスクを根絶するためのさまざまなリスクヘッジを実施している点も、選定の決め手となりました。
課題解消によって生まれた時間で、スカウト回数も増加
−−「Hire」の導入により課題は解消されましたか？
王：懸案事項だったランニングコストは、「Hire」の導入で大きく下がりました。「Hire」は登録した候補者ではなく管理者数によってコストが変わる料金体系で、当社の利用スタイルに合っていたのが一番の要因です。
業務効率化の課題もかなり改善できました。従来のATSを利用していたころは、書類通過までの平均リードタイムが5日〜10日だったのに対し、現在は2.5日程度となっています。導入から2カ月後にレポートビルダーが追加実装され、リードタイムの分析結果がリアルタイムで出せるようになりました。短縮化されたリードタイムを継続的に維持するために欠かせない機能になっています。
その結果、業務効率化により生まれた時間で、新たにスカウトを打てるようになりました。また、媒体の検討に時間を掛けられるようになったことで、掲載媒体の選択肢を増やすことにもつながりました。
ｰｰ業務効率改善に役立った具体的な機能について、詳しく聞かせてください。
王：リクルーターの業務効率化には、Slack通知機能が特に貢献しています。社内コミュニケーションの中心であるSlackを通じて、チーム全体で進捗状況を簡単に共有できる点が大きな利点です。さらに、候補者の採用経路や選考フロー上の現在フェーズがフロー図で視覚化されるため、進捗状況の把握が格段に容易になりました。
カレンダー連携機能も効果が高かったです。これまではエージェントを介して、候補日の希望をメールで何度もやりとりを重ねてすり合わせていたのが、今では候補日を設定したURLを1回送れば済むようになりました。システムを各採用媒体と連携して、候補者情報や、選考状況などを一元管理できる媒体連携機能も、とてもありがたいです。
ｰｰ導入前には想定していなかった効果などはありましたか。
王：従来のATSはコストの割にサポートが弱かったのですが、「Hire」の月額費用には担当ディレクターによるサポートが含まれています。検討時はあまり重視していなかったのですが、当社にとってはうれしい想定外でした。
一方で、当社が「Hire」を導入したころには、まだ求人票のコピー機能が未実装だった点も想定外ではありました。大量の求人票を旧ATSから1枚1枚コピーする負荷が掛かりましたね。現在はアップデートされて、まとめてコピーできるようになっているのでだいぶ楽になったと思います。移行作業は大変ではあったのですが（笑）、そのおかげで業務フローの棚卸しができたのは収穫でした。選考を続けるうえで定義が曖昧になっていたり、採用のパターンによる違いなど、これまでは個別に都度確認していたのですが、「Hire」へ登録する作業を通じて可視化できました。
使い続けたくなる理由は、要望へ応える姿勢から感じられる“プロダクトの可能性”
−−これからのATSに求める機能や役割、展望をお聞かせください。
王：将来的にやりたいことはたくさんあります。
当社のリクルーター業務は複雑なため、中期的にはリクルーターごとのパフォーマンスの差を可視化できる状態が理想です。現在、各リクルーターのリードタイムの差異はすでに把握していますが、辞退率や通過率の偏りなどを、募集ポジションや時期などの難易度に応じて補正したうえで分析できるようにしたいと考えています。
また、現場レベルにおいても、「一次選考の通過率は高いが、最終選考は通りにくい」といった選考段階別の通過率のねじれ現象や、通過率と評価の数字のギャップなどについて、より精緻な分析が簡単にできるようになるといいですね。
−−そのうえで「Hire」への期待を教えてください。
要望を伝えてもまったく改善されない相手だと、何も言わぬままに不満がたまってしまいますが、「Hire」はそうではないため、使い続けるモチベーションになっています。いろいろできてしまうのがWantedlyなので、「アレもできてほしい」と言いたくなっちゃうんですよね（笑）。プロダクトとしての可能性の高さをますます感じています。
私はずっと人事畑でキャリアを積み、前職時代からデジタル領域にも足を踏み入れてATSも含めてキャッチアップを続けているので、システムの仕組みを考えるのが大好きなんです。「これができるとより仕事が楽しくなる」というアイデアを常にたくさん持っており、それに応えてくれる姿勢があるのが「Hire」だと思っています。一緒に新しいATSを作っているという感覚があり、とても楽しいですね。「ATSが変わったら、これもできるようになった」という体験は、私自身のモチベーションにもつながっています。
「Hire」のユーザー企業が増えれば増えるほど、エージェント側も優先的にWantedlyの求人票を見ていくようになると思いますし、そのポテンシャルは十二分にあると、ユーザーとして感じています。簡単にアップデートできる要望ばかりではないと認識していますので、今後も使い続けながらアップデートに期待しています。
