新卒・中途あわせて、年間約数百名の採用に取り組むフリー株式会社。同社が採用に掲げているのは、「候補者体験を重視したファンづくり」という思想です。
しかし、応募情報の取り込みや面接日程の調整など、工数がかかる業務が多いこと、そして、人事や現場メンバーなど多くのステークホルダーがいる中でコミュニケーションの複雑性が増し、対応の遅れが候補者に与える影響なども深刻な課題に。更に、既存システムを刷新する必要に迫られている状況でした。
そうした中、直感的な操作性と柔軟性を備えた採用管理システム「Hire」の導入（※）を決定。複数の採用媒体から応募情報を自動で連携し、面接官の空き時間を抽出する作業を効率化。その結果、現場の負担は大きく減りました。
本記事では、フリー株式会社 中途採用部 部長の飯山 莉沙さんに、導入を決めた理由やその後の具体的な成果について詳しくうかがいます。
※採用管理システム「Hire」は中途採用でのみ導入、新卒採用は別ATSを利用しています。
ATSに興味があるけど、何を基準に決めれば良いか分からない方へ
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目的
- 候補者体験を高め、採用を「ファンづくり」の場にするため
- 採用オペレーションを効率化し、人が向き合う業務に集中するため
- 適切なコストで採用拡大に対応できる採用管理基盤を整えるため
課題
- 応募情報の手動取り込みが多く、媒体管理の工数が大きかった
- 面接日程を人力で調整していて、候補者対応のスピードに懸念があった
- 採用拡大に伴い、既存システムのコスト負担が重くなっていた
効果
- 応募情報が自動連携され、媒体管理の手作業が削減された
- 面接日程調整が効率化され、候補者対応が迅速になった
「ファンづくり」思想を数百名採用で実現するには、「仕組み」が切り離せない
── フリーが採用活動において、最も大切にしている思想を教えてください。
ひとことで「ファンづくり」。フリーとしても、私自身も一番大切にしている思想です。
たとえご縁がなかったとしても、フリーとの接点は気持ちよく終えていただきたいですし、結果が出るまでの各タッチポイントもすべて心地よいものであってほしい。選考が進むにつれてフリーへの気持ちがどんどん高まっていく、そんな候補者体験を作りたいと考えています。
── 年間数百名規模の採用において、「ファンづくり」と「効率化」をどう両立させているのですか？
私たちが何より重視しているのがスピードです。レスポンスが1日遅れるだけで候補者の熱量は冷め、不誠実な体験として残ってしまう。ですから、スピードを上げるために、仕組みやシステムで解決できる部分は徹底的に効率化したいと考えています。
そして、効率化によって生まれた余白を、人にしかできない「ウェット」な対話に使う。つまり、フリーの魅力をリアルな言葉で伝え、候補者の心を動かすアトラクトの時間に充てる…。候補者に良い体験をという「想い」と、さらなる効率化のための「仕組み」は切り離せないもので、その仕組みを支える土台がATSだと考えています。
採用スタイルを崩さない決断。ATS切り替えで求めた「柔軟性」と「操作性」
── 長年利用したフルカスタマイズなシステムから、切り替えを決断した背景を教えてください。
以前は、フルカスタマイズしたシステムを利用していましたが、様々な制約が出てきてしまい、継続することが難しい状況になってしまったんです。
新しいオペレーション管理の方法を探さなければという切実な状況で、Hireをはじめ既存ATSの話を聞き、実際に試したりしていました。
── 各社ATSを試す中で、譲れない条件は何だったのでしょうか。
まず、複雑な選考フローを崩さず、正確に指標を追える「柔軟性」があること。そして、誰でも使いやすい「操作性」を備えていることです。
── はじめに、「柔軟性」を求められた背景を教えてください。
フリーは部署数が多いので、場合によっては選考途中で職種を切り替えたり、複数部署の選考を同時に進めています。
候補者の志向や適性に応じて柔軟な対応が必要な中、ATSの問題で実現できない可能性もありました。たとえば、一次面接の次は二次面接というルートがATSのシステム上固定されていて、職種を切り替えたらKPIが追えないようなケースです。
数百名規模の採用では柔軟性が命ですから、ATSでも徹底的に柔軟性を確認しました。
── 「操作性」についてはいかがでしょうか。
採用に関わる人の「覚え直し」という負担を軽減し、スピードを最大化したかったという背景です。
フリーの採用には、現場メンバーやアシスタントなど多くの人が関わっています。ですから、誰でも直感的にわかる「操作性」は絶対条件でした。
「自分たちで仲間を探す」というスタンスのもと、積極的にダイレクトリクルーティングに取り組む中で、各求人媒体からいただいた大量の返信をどれだけ早く察知できるかも重要です。
改めて、「ファンづくり」の土台を実現するには、「柔軟性」と「操作性」が不可欠だと感じていました。
── 導入検討時には未実装の機能もあった中で、Hireの導入を決断できた理由はありますか。
先ほどお話しした柔軟性や、直感的なUIへの信頼は当然として、何より「伸びしろ」に注目しました。
既存のシステムに運用を合わせるのではなく、私たちの理想のオペレーションを共に形にしてくれる。その進化し続ける姿勢と開発のスピード感への信頼が、導入の決め手になりましたね。
複数媒体の自動連携、候補者の熱を逃さないレスポンス体制を実現
── Hireを導入後、オペレーションの効率化を最も実感している部分はありますか。
特に、求人媒体からの応募者情報が自動で取り込まれる機能です。
以前は、利用している複数の求人媒体にアシスタントがわざわざログインし、情報をひとつひとつATSに取り込んでいました。返信が多い日には、1日中その業務に追われる方もいたほどです。
Hireを導入してからは、候補者情報が一定の頻度で自動連携され、システム内でメッセージのやり取りまで完結。結果として、候補者へのファーストアクションまでのタイムラグを短縮でき、熱量を逃さないレスポンス体制をつくることができています。
── 応募情報の自動取り込みに加え、面接調整のフローにも変化はありましたか。
面接の日程調整はとても楽になったと思います。
フリーの場合、面接官候補も多いですし、1度の面接に複数名が参加するケースも存在します。そのため以前は、面接官の予定をその都度確認し候補者と調整するという業務が生じていました。
Hireを導入してからは、面接官の対応可能日がシステム上で自動抽出されます。面談予約があればカレンダーはブロックされるので、面接官が対応することは何もありません。候補者にとっても日程を自由に選ぶだけ、何ラリーも要していたアナログな業務がHireひとつで完結。アシスタントだけでなく、面接官も含めたチーム全体の工数が削減されました。
── 新しいATSを社内に浸透させるために、取り組まれたことはありますか。
正直に言うと、導入直後は想定外なことももちろんあって、運用を軌道に乗せるまでは苦労した部分もありました。
この状況をどう乗り越えたのかでお話しすると、まずWT社にはオンボーディングを開催してもらいました。また、フリー側ではWT社が用意したマニュアルを参考に、必要な情報をかいつまんだオリジナルマニュアルを作成し社内展開しています。
WT社とは今でも2週間に1度の定例MTGを開催していて、開発情報や要望への対応状況を大きなタイムラグなく知ることができています。
要望に対して「システムに合わせてください」ではなく、本当に必要であればWT社側で優先順位をつけて、開発にまで踏み込むことも考えていただける。「ずっと変化し続けよう」という気概が伝わってきますし、風通し良くHireを利用できています。
採用オペレーションの仕組み化「Hire」で整え、「ファン作り」を加速させる
── フリー株式会社の目指す採用において、Hireに果たしてほしい役割や期待していることはありますか。
まず、分析機能のさらなる進化です。私たちは数字データをかなり細かく取っているので、機能アップデートも含めた伴走の姿勢を継続いただけると嬉しく思います。
将来的には、AIや自動化もできると面白いですよね。採用業務においてもAIは切り離せない存在なので。無邪気にお伝えすると、書類選考の自動判定や、エージェントの方に向けて面接評価のポイントを伝えるなど…。Hireによって採用が活性化する未来も見えているので、期待したいです。
── 大規模採用を進めるフリー株式会社にとって、Hireはどのような存在でしょうか。
採用に関わる全員の「業務の要」です。本当に採用数が多いので、朝から晩までずっと触り続けています。Hireを見て連絡し、Hireを見て次の打ち手を考える。まさに「伴走者」そのものだと思っています。
── 最後に、より強い採用チームを目指す企業の担当者様へ、アドバイスをお願いします。
人力中心のオペレーションに限界を感じている企業には、特におすすめしたいですね。採用規模が大きくなるほど、媒体の確認や日程調整などの作業が積み重なり、現場の負担が急激に増えていきます。
フリーの場合は、「ファンづくり」のために人にしかできないことは何か。そこに取り組むための余白を、ATSなどのシステムを駆使してどう生み出すのか。採用に関わる皆様にとっても、人が介在すべき本質的な業務を見定めてオペレーションを設計できると、また一歩強い採用チームに近づけるはずです。
