選考終了後、採用に関する連絡は求職者を待たせないよう迅速に行う必要があります。採用連絡までに時間がかかってしまった場合、求職者が他の企業への入社を決めてしまうケースも少なくありません。
採用に関する連絡は、電話またはメールの利用が一般的です。本記事では、採用連絡を円滑に行うために知っておきたい、連絡の方法やタイミング、伝え方を紹介します。
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採用連絡は「合格なら電話」「不合格ならメール」が基本
採用結果を連絡する場合、「合格（採用）なら電話」「不合格（不採用）ならメール」が基本です。
書類選考や1〜2次面接の合格通知であればメール連絡でもかまいませんが、採用通知（最終面接の合格通知）は電話で直接伝えましょう。
合格連絡を電話でするメリット
採用通知を電話でするのは手間に感じるかもしれません。実際、テンプレートを活用していつでも簡単に連絡できるメールと違い、一人ひとりに電話をかけて丁寧に説明したり、不在だった場合の折り返し対応には時間がかかります。
しかし、労力をかけてでも採用通知を電話ですべき理由は3つあります。
| 採用連絡を電話でするメリット 1．採用理由を直接伝えられるため、候補者の入社意欲向上につながる 2．合格時の候補者の反応がわかるため、入社・辞退の傾向が読み取れる 3．今後のスケジュール調整や、候補者の不安・疑問の払拭がしやすい |
メールより電話の方が、候補者を歓迎する気持ちや熱意を伝えられます。「メールで用件だけ伝える企業」と「電話で個別対応してくれて、自分を歓迎する気持ちが伝わってくる企業」とでは雲泥の差です。
採用通知が丁寧なほど、候補者は「自分を高く評価してくれている」と感じ、志望度や企業への信頼度が高まります。内定承諾率を左右するほど重要な連絡であることを念頭に入れ、丁寧な対応を心がけましょう。
メールでも候補者への誠意は伝えられる
社員からの紹介（リファラル採用）の場合や、選考を通じて候補者と密接な関係を築けていた場合、やむを得ない理由で見送った場合などは、不採用通知をメールで済ませることに抵抗を感じるかもしれません。
しかし、メールであっても候補者への誠意は十分伝えられます。
たとえばharmo株式会社では、不採用通知をメールでする際、「あなたの◯◯はとても良いし、スキルも高い。しかし、あなたが希望している◯◯は弊社では実現できない。入社したらミスマッチになる可能性が高いため、今回は見送らせていただいた。」などと、一人ひとりに対して不採用にいたった経緯を丁寧に説明しているそうです。
harmo株式会社のように候補者体験（CX）を重視した採用活動を行いたい方は、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
【関連記事】エンジニアのCX（候補者体験）重視のカジュアル面談とは｜Lab W,【Event Report】
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電話での採用通知のトーク例
電話で採用通知を行う場合は、順を追って丁寧に内容を伝えます。求職者側が聞き漏れのないようにゆっくり、はっきりと話す心がけも大切です。
電話の際にこちらが慌てたり手間取ってしまったりすると、求職者が不安を覚えてしまいます。実際の電話の際に慌てないよう、次に紹介するトーク例を参考にしてください。
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メールでの採用通知の例文
採用通知をメールで行う場合は、読み間違えや読み落としがないように簡潔かつわかりやすい文面を心がけます。すべてを文章化するのではなく、必要書類などは箇条書きにする、重要な部分は記号で強調するといった工夫があると親切です。
件名：【○○株式会社】選考結果のご連絡 △△様 ○○株式会社人事課採用担当の○○と申します。 厳正なる選考の結果、△△様の採用が決定いたしましたので取り急ぎご報告申し上げます。 つきましては、以下の書類をメールまたは郵送にて弊社までお送りくださいますようお願いいたします。 ■お送りいただきたい書類
■送付期限 以上となります。 ご質問などありましたら、採用担当の○○までご連絡ください。 メールにて恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ――― 署名 |
この例文のように、件名にはひと目見て内容がわかる文言を入れると見落とされることもありません。本文ではまずは挨拶とお礼を、次いで選考結果、必要書類や面談の日時などを記載すると、わかりやすいメール文を作成できます。
メールでの不採用の伝え方
メールで不採用を伝える際も、電話と同じく端的に内容をまとめつつ、求職者とよい関係性を保てるよう丁寧な文面を心がけます。
件名：【○○株式会社】選考結果のご連絡 △△様 ○○株式会社人事課採用担当の○○と申します。 厳正な選考の結果、誠に恐縮ながら今回は△△様の採用を見送らせていただくこととなりました。 誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 △△様の今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。 ――― 署名 |
不採用の場合、「不採用」という文言をそのまま使用しないように気をつけましょう。「採用を見送る」「ご希望に沿えない結果」などと言い換えることがポイントです。
採用連絡の適切な期間・時間帯
採用結果の連絡は、面接の3日後〜1週間以内が一般的です。
連絡が遅すぎると、候補者は「きっと不採用だろう」と思い、他社からの内定を承諾してしまう可能性があります。結果が決まり次第、いち早く連絡するようにしましょう。
また、電話連絡は午前中に行うのが一般的です。ただし、中途採用で在職中の候補者の場合は、お昼休みや就業後の時間帯をねらって架電してもいいかもしれません。
電話がつながらなかった場合は、留守番電話サービスにて企業名・担当者名・用件・次に架電する時間帯を伝えておきましょう。
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採用連絡する際の3つのポイント
採用に関する連絡をする際は、企業側の都合を一方的に伝えるのではなく、候補者に寄り添う姿勢を見せることが大切です。次に紹介するポイントを意識して、入社意欲を高められるコミュニケーションを心がけましょう。
- 選考状況をヒアリングする
- 入社までのフローを説明する
- 入社後のフォローアップまで考えていることを伝える
1．選考状況をヒアリングする
電話で採用連絡を行う場合、採用連絡とともに他社の選考状況をヒアリングして内定辞退の可能性を探ることもできます。他社での選考が進んでおり、かつ他社への入社意欲が高い場合には内定を辞退されてしまう可能性も考慮しましょう。
他社への入社意欲が高いと見られる求職者に対しては、企業の魅力や内定者研修など内定者フォローの内容を伝え、興味を惹く方法もあります。
入社意欲が高い候補者に対しては、意思が変わらないよう、なるべく早い段階での面談を設定します。決断を迷っている候補者に対しては、年収や待遇などを交渉する方法もあります。
【関連記事】採用の面談と面接の違いとは？
2．入社までのフローを説明する
採用連絡と同時に、入社までのフローを説明することでも入社意欲を高められます。新卒採用の場合には、候補者の安心感につながることも利点です。
入社までに書類を送ってもらう必要があるのならその旨を、面談がある場合は日時まで決めておきます。電話連絡の場合、その後すぐにメールで同じ内容を伝えておくとより安心です。
3．入社後のフォローアップまで考えていることを伝える
研修制度や教育体制、社員用の相談窓口などがあれば案内し、入社した後の困りごとに対応できる体制があることにも触れておきます。候補者の入社後の不安感を軽減でき、入社意欲の向上にもつながります。
【関連記事】内定者へのフォローメールの書き方
内定承諾率の改善は「採用通知」ではなく、選考プロセスの見直しから。
本記事で紹介したテンプレートやタイミングは、候補者に「誠実な企業である」という最低限の信頼を伝えるためのポイントです。
しかし、最終的に候補者が「この会社で働きたい」と決断する決め手は、選考プロセスを通じて築かれた「深い相互理解」と「共感」にあります。
形式的な通知を、確信に満ちた「内定承諾」へと変えるために、「コミュニケーションの極意」を、以下の資料で詳しく解説しています。
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まとめ
採用通知には、一人ひとりに寄り添い丁寧に対応する気持ちが求められます。電話、メール、チャットいずれの方法でも、求職者とのコミュニケーションは「親切かつ丁寧に」が基本です。優秀な人材を1人でも多く確保するためにも、入社意欲を高められるような気持ちのよい応対を心がけましょう。
対応に迷ったときには、本記事で紹介したトーク例や文例をカスタマイズしてぜひご活用ください。
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