横山 麻利亜

【背景】 コロナ禍以前、社内向けインセンティブやお客様へのキャンペーン活動で商品券をお渡しすることがありました。商品券は現品だったため、金庫保管、出納できるスタッフは限られておりました。しかし、コロナ禍で一斉に在宅勤務が広まると、商品券を金庫から出す・本人にお渡しをすることがタイムリーにできなくなりました。 そこで経理・マーケティング・ビジネルインテリジェンスチームを手を組み、これをデジタル化するに至ります。 【プロジェクト参画中、何をしたか】 ・現在のプロセスの洗い出し ・デジタル化したときに、経理とのやり取りがスムーズにいくよう、プロセスのなかでの事務と経理の業務担当を線引き ・事務スタッフ向けのマニュアル作成 ・事務スタッフへの共有・トレーニング 【成果】 コロナ禍で約2ヶ月かかっていたものが、平均2週間に短縮されました。 現物管理と経費清算も単純化できた。現品の郵送などがなくなったことにより、郵送料や資源の使用が減り、環境配慮もできるようになりました。 【強みが活きたエピソード】 ・事務スタッフへ落とし込みの際に、背景から理解してもらうためマニュアル作成時デジタル化する理由を記載。ミーティングを通して共有はしていましたが、社内の認識統一のために書いたことで後に入社するスタッフにも理解を得られました。 ・マニュアルは一連の流れを担当部署関係なく書くことで、疑問が浮上した時に問い合わせ先がどこになるのか確認できるようにしていました。 ・プロジェクトが終わってからは、私が直接関わることなく順調に運営ができています。