【ナレッジ共有】のメリットと仕組み化について

こんにちは！ Attack黒木です。

今回は、弊社でも積極的に取り組む「ナレッジ共有」の意味やメリット、具体的な進め方についてご説明します。メンバーそれぞれが持つ経験や知識を「見える形」にして会社全体で共有・活用することで、業務の効率化や人材育成、ミス防止につなげることができます。

これから取り組む方の参考に、ぜひご覧ください！

１．ナレッジ共有とは？

ナレッジ共有は、社員一人ひとりが持っている有用な情報を蓄積し、事業活動に活かす取り組みです。社員が個別に持つ知識を「形式知」に変換し蓄積・全社に共有することで、業務を効率化したり生産性を向上させ、組織の競争力を高める目的があります。

特定の人だけが持っていたスキルが会社全体で活用できるようになり、組織全体の知識レベルの向上や、業務の効率化が期待できます。

２．ナレッジとノウハウの違い

ナレッジは、日々の業務に役立つ組織にとって有益な情報を意味し、言葉で伝えられることが特徴です。図や文章、数式などの手段で表現し、企業組織内で共有することができます。ナレッジが言葉や文字から得られる有益な知識や情報、付加価値のある経験を意味するのに対し、ノウハウは、経験を通して身につけた実践的な技術や方法を指し、感覚的な要素が多いため、OJTなど実際の業務の中での共有に適しています。

３．ナレッジ共有に取り組むメリット

ナレッジ共有には、業務の効率化やミスの削減、人材育成の強化など、さまざまなメリットを得ることができます。

・業務を効率化できる

社内の知識や情報が整理・蓄積されていれば、必要なときにすぐ活用できるため、毎回調べたり人に聞いたりする時間を削減できます。ナレッジ共有を進めることで、業務全体のムダを省き効率的に働くことが可能です。削減された工数や時間を他の業務に振り分けることができ、組織全体の生産性の向上につながります。

・属人化を防げる

ナレッジによって誰もが一定のレベルで業務を理解することができれば、属人化の防止につながります。特定のメンバーだけが業務を把握している状態では、知識やスキルの偏りが生じやすく、メンバーの急な不在が発生した際に、作業が滞ったり売上に影響が出たりするリスクがあります。ナレッジがきちんと共有されていれば、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに対応でき、業務への支障を最小限に抑えられます。

・ミスを減らせる

過去の失敗事例やトラブル対応について、原因と対策を共有することで同じ過ちを繰り返すリスクを低減できます。またトラブルが起きた際にも、過去の事例を参考により迅速かつ的確な対応ができるでしょう。

・人材育成の強化につながる

ナレッジが整備されていれば、新しく入社したメンバーにも必要な情報を短期間で共有することが可能です。教育ツールとして活用する際は、業務の概要や手順、過去の対応事例、注意すべきポイント、そしてトラブル時の対処法などを網羅しておくと効果的です。実務経験が少ない段階でも仕事の流れを理解しやすくなり、教える側のスキルや説明の仕方にばらつきが出にくく、教育内容の品質を一定に保てる点もメリットです。

・知的財産を蓄積できる

ナレッジの蓄積は、将来の成長や革新の土台を築くうえでも非常に重要です。蓄積された知識は、企業にとって価値のある情報資源へと変わります。他社にはない独自の強みとして企業の競争力を高めるだけでなく、新たな製品やサービスの企画・開発にも活用できます。

４．ナレッジ化に取り組まないデメリット

業務の属人化や情報ロスが起こりやすくなり、組織の対応力や柔軟性が低下する可能性があります。

・属人化によるリスクの増加

特定のメンバーだけが業務の詳細やノウハウを知っている状態では、その人が不在や退職した際に業務が滞るリスクが高まります。業務の進め方が属人化し、他のメンバーでは対応できない可能性があるためです。さらに業務の品質が個人の能力や判断に依存するため、組織全体としての品質管理が難しくなります。

・生産性の低下

ナレッジ化が行われていないと、業務に必要な情報を探すのに時間がかかります。例えば、業務の流れや手順、注意点、トラブル時の対応が共有されていなければ、毎回同じような問題を一から調べて解決しなければならず非効率です。他の人の知識や経験を参考にできないため、業務の質やスピードが低下する恐れがあります。

・イノベーションの停滞

組織内で知識や情報が共有されていないと、部門間の連携が弱まり、異なる視点や専門知識が活かされず、新しい発想やイノベーションが生まれにくくなります。ナレッジ化は、変化の激しい市場環境において、組織の柔軟性と競争力を維持するためにも重要です。

５．ナレッジ共有の方法

ここでは、ナレッジ共有を進めるための７つのステップを詳しく解説します。

① 目的を明確にする
➁ ナレッジを集約する場所を決める
③ 収集するナレッジを設定する
④ ナレッジ共有・活用を促す仕組みを構築する
⑤ ナレッジを収集・蓄積する
⑥ ナレッジの活用と定期的な見直しを行う

① 目的を明確にする

まず、ナレッジ化の目的を明確に設定します。例えば、業務の属人化を防ぐ、業務効率を向上させる、新人教育を効率化するなどです。具体的な目標を立てることで、取り組みの方向性が定まり、関係者の理解と協力を得やすくなります。

➁ ナレッジを集約する場所を決める

ナレッジを蓄積・共有するためのプラットフォームを選定します。社内Wiki、クラウド、FAQシステム、ナレッジマネジメントシステムなど、組織の規模や目的に応じたツールを選びます。必要に応じてアクセス権限の設定なども考慮します。

③ 収集するナレッジを設定する

目的に沿って、どのようなナレッジを収集・蓄積するかを明確にします。例えば、業務マニュアルや手順書、成功事例、よくある質問（FAQ）、トラブル時の対応方法など、実務に直結する内容を中心に検討しましょう。何を共有すべきかが明確であれば、メンバーも目的を理解したうえで情報提供に協力できます。その結果、ナレッジの質と量の向上につながります。

また、実際に現場のメンバーにヒアリングを行って、必要とされている知識や抱えている課題を把握するのも有効です。文字だけでなく、画像や動画なども取り入れることで、より伝わりやすく実用的なナレッジが蓄積できます。

④ ナレッジ共有・活用する仕組みを整える

ナレッジを社内で活発に共有・活用してもらうには、社内に浸透するような仕組みや環境づくりが大切です。例えば、定期的に情報交換の場を設けたり、投稿された内容に対して評価や報酬を与える制度を作ったりするなどです。これにより、メンバーが積極的にナレッジを共有したくなる雰囲気が生まれます。弊社では、３カ月に一度、メンバーが投票で選んだ優秀ナレッジに表彰を行う取り組みを行っています。

⑤ ナレッジを集約・蓄積する

ナレッジを収集し蓄積するために、管理メンバーをアサインします。管理者は、メンバーへのヒアリングを行ったり、すでにある資料を整理したり、日々の業務の流れを明確にしたりすることで、必要な情報を集めます。弊社では社内プロジェクトとして行い、月に１度ミーティングを行って、よりよい活用方法の検討と発信を行っています。