人事実務ですぐに使える内定通知書テンプレートの無料ダウンロード版（Word）とコピペで使えるテキスト文、メール送信時の例文を紹介します。
本記事のテンプレートは、実務でのトラブルを防ぐために「条件詳細は別紙（労働条件通知書など）を参照する」形式を採用しています。記載すべき必須項目や送付時の注意点とあわせて、効率的な採用実務にご活用ください。
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内定通知書テンプレート無料ダウンロード（Word）
人事・採用実務でそのままカスタマイズして使える内定通知書のテンプレート（Word形式）を無料で配布しています。
会社のロゴや社名、日付などの必要最低限の情報を書き換えるだけで、すぐに使える内定通知書が完成します。
本テンプレートは、実務で最もトラブルが起きにくい「雇用条件は別紙記載」の運用を前提としたシンプルな設計です。以下のリンクよりダウンロードし、日々の採用選考や内定者対応にぜひお役立てください。
採用通知書のテンプレート
採用通知書の内容は内定通知書とほとんど同じです。企業によっては、内定通知書の前に採用通知書を送付することもあります。採用通知書の文面については、次のテンプレートをご活用ください。内定通知書同様に、各種項目はカスタマイズ可能です。
▶採用通知書とあわせて入社手続きに関する書類を送付する場合のテンプレート
▶採用通知のみの場合のテンプレート
内定通知書テンプレートテキストコピー用（コピペ使用OK）
Wordファイルをダウンロードせずに、今すぐ文面をコピーして使用したい、あるいはメールや独自のシステムにテキストを流用したい方向けのコピペ使用を想定したテンプレートも紹介します。
以下のテキストボックス内の文章をそのままコピーしてご活用ください。
令和〇〇年〇月〇日 〇〇〇〇様 株式会社〇〇〇〇 内定通知書 拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。この度は、当社の社員採用試験にご応募賜り誠にありがとうございました。 さて、慎重な選考の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、ここに通知申し上げます。 つきましては、同封の書類に署名捺印の上、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。 敬具 記
以上 お問い合わせ先 |
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内定通知書テンプレートの必須項目を解説
内定通知書を作成する際に、抜け漏れがあってはならない必須項目とその使用方法について、上記の自社テンプレートをベースに解説します。
1. 発行日・宛名・差出人（企業情報）
内定通知書の発送年月日を和暦で記します。一般的なビジネス文書と同様に右端に記入しましょう。
日付の下には、同じく右寄せで差出人を記します。企業名と代表取締役の役職・氏名のみでかまいません。企業によっては、代表取締役ではなく人事部や採用担当者の氏名を記入することもあります。
2．応募に対するお礼
タイトル（内定通知書）の下に時候の挨拶を書き、その後に「ご応募賜り（いただき）誠にありがとうございます」など応募に対するお礼を記しましょう。
「ご応募、並びに度々ご来社いただきありがとうございます」のように、足を運んでもらったお礼も併記する方法もあります。
3．採用内定の通知
お礼の後は、採用内定の旨を書き記しましょう。「慎重な選考の結果、○○さまの採用を内定いたしました」あるいは「慎重かつ厳正なる選考の結果、○○さまの採用を内定いたしました」などの文面が一般的です。
4. 記書き（入社予定日・勤務先）
「記」として箇条書きにする部分には、内定者が最も知りたい「入社予定日」と、最初に配属される予定の「勤務先（本社や対象部署）」を正確に記載します。ここが曖昧だと、内定者が現職を退職するスケジュールや、入社当日の通勤経路の準備に支障をきたすため、確定済みであれば記載が必須となります。
情報が確定していない場合には、「入社予定日につきましては、後日ご連絡差し上げます」など、別途通知する旨を記します。
4. 雇用条件（別紙記載が基本）
給与や労働時間などの詳細な条件は、法律上交付が義務付けられている労働条件の通知を別紙として同封する形をとります。
内定通知書内に明示できれば兼用自体は可能ですが、2024年4月から労働条件明示のルールが改正され、全ての労働者に対して、就業場所・業務の変更の範囲などの明示事項が追加されました。これを内定通知書内で網羅して記載するのは難しい場合も多く、万が一、記載漏れや誤記があった場合に契約上のトラブルに発展する可能性があるため、実務上の使用のしやすさを考え別紙記載としています。
5. 同封書類と返信期限
内定通知書とセットで回収すべき書類（内定承諾書、身元保証書など）の名称と通数を明記し、それらをいつまでに返送してもらうかの「返信期限」を具体的な日付で記載します。
「1週間以内」のような曖昧な表現ではなく、「〇年〇月〇日（必着）」と書くことで、内定者の意思確認をスムーズに行い、採用計画の遅れを防ぎます。
6. お問い合わせ先
文書の最下部には、内定者が不明点や入社前の不安をいつでも相談できるように、担当部署、担当者氏名、直通の電話番号、Emailアドレスを記載します。内定通知書を受け取った候補者が、スムーズに連絡を取れる導線を用意しておくことは、企業の誠実さを伝え、内定辞退を防止するためにも極めて重要です。
内定通知書テンプレートのカスタマイズ項目
内定通知書のテンプレートを自社の採用状況や運用フローに合わせて調整する際、追加を推奨するカスタマイズ項目を解説します。トラブル防止に役立ててください。
入社までに提出が必要な書類の案内
入社承諾書や入社誓約書、身元保証書など、入社までに必要な書類の返信期日も書き添えましょう。返信期日を必着日としたい場合は、期日の後ろに「必着」と記します。
内定取り消し事由
過去の判例では、内定が通知された時点で、始期付き・解約権留保付きの労働契約が成立しているとみなされています。よって、内定取り消しは解雇同様の扱いとなります。合理的な理由がない状態での内定取り消しは、企業にとって大きなリスクになり得るものである点を理解しておきましょう。
内定者とのトラブルを避けるためにも、どのような状況・状態になった場合に内定取り消しとなるのかを内定通知書にて事前に知らせておきましょう。内定取り消し事由の具体例を紹介します。
- 内定者が提出した書類に虚偽の内容があった場合
- 暴力的事件への関与や犯罪が発覚した場合
- 内定者の病気やケガで勤務が難しいと判断された場合
- 高校・大学を卒業できなかった場合
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内定通知書を送付する際の注意点
内定通知書を作成・送付する前に、内定通知書を送付する際の注意点を確認しておきましょう。
内定通知書の法的効力について理解する
内定通知書自体には法的効力はありません。ただし「内定」を通知した時点で労働契約が成立します。労働契約には法的効力が発生するため、内定通知を送付、あるいは口頭で通知した時点から合理的な理由なき内定取り消しは解雇に準じ、訴訟問題に発展する可能性があります。
とくに、書面で送付する内定通知書は口頭とは異なり労働契約が成立する明確な証拠になります。送付した後のトラブルを避けるためにも、内定通知書には内定取り消し事由や内定辞退に関する項目を記載するとよいでしょう。
【関連記事】内定通知書の内容とは
内定通知書と労働条件通知書の違いを知る
労働条件通知書は、労働契約の締結時に企業が労働者に対して交付する書類です。労働条件通知書は法定書類のため、企業は労働時間や賃金、その他労働条件を必ず提示しなければなりません。
内定通知書に同封して労働条件通知書を送付する際は、内容に相違がないかよく確認しましょう。
内定通知についてメール送信する際のテンプレート
内定通知書を書面で送付する前に、メールで内定通知を行う場合のテンプレートを紹介します。
件名 本文 ○○株式会社人事部の○○と申します。 先日はお忙しい中、弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。 慎重かつ厳正なる選考の結果、○○様の採用を内定いたしましたのでお知らせいたします。 つきましては、内定通知書およびご入社にあたり提出いただく書類を本日発送いたしました。○○月○○日までに、署名捺印の上、同封の返信用封筒にてご返信くださいますようお願い申し上げます。 ご入社日は令和○年○○月○○日を予定しております。 なお、ご不明な点などございましたら、弊社人事担当○○（電話番号 ○○-○○○○-○○○○、メールアドレス ○○○○○@○○○○）までお問い合わせください。 ○○様と共に働ける日を、社員一同心待ちにしております。 以上、メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。 ーーーーー 住所：東京都○○区1-2-3 ○○ビル○階 |
内定通知メールの件名は、採用結果の通知である旨を入力します。本文には、差出人の詳細と応募のお礼、内定のお知らせ、入社日などを記載し、別途書面にて内定通知書を発送する場合は、その旨も記します。返信が必要な書類も同封するのなら、返信期日も伝えておきましょう。
最後に結びの挨拶として、入社への期待と歓迎の意を込めて一文添えます。
まとめ
内定通知書と採用通知書は、どちらにも法的効力がありません。ただし、「内定」という言葉に拘束力があり、内定通知書および採用通知書を送付した時点で始期付き・解約権留保付きの労働契約が成立したと解されます。
送付後、内定者とのトラブルを防ぐためにも、内定通知書・採用通知書には不備がないよう慎重に作成しましょう。書式に迷った際には、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
選考から入社後まで意識すべき候補者体験については以下の記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
【関連記事】内定辞退を回避する、候補者視点の選考フローとは
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