採用代行（RPO）とは？上手な活用事例から学ぶ

採用活動を進めるためには細かなタスクを遂行していかなければいけません。採用方針の設定から求人媒体の選定、候補者との連絡や面接などタスクは多く、担当者だけでは手が回らないこともままあります。

何かと忙しくなりがちな採用活動において、力強い味方になってくれるのが採用代行サービスです。この記事では、採用担当者に代わって採用業務を行なってくれる代行サービスの詳細を解説します。

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採用代行とは

採用代行は、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、企業に代わって採用業務を行なう人材サービスです。人材採用に必要な「戦略策定」「集客」「選定」「惹きつけ」の業務を外部に委託することで、採用業務の効率を向上させることができます。

採用対象は新卒・中途のどちらにも対応しており、予算と人的リソースに合わせて、多種多様な採用支援を受けられます。

採用代行の業務内容

具体的に、採用代行サービスはどのような業務を代行してくれるのでしょうか？

採用業務には大きく分けて「採用コア業務」と「採用ノンコア業務」があり、RPO業者にはほぼ全ての採用プロセスを委託できます。

採用コア業務とは、採用方針を決定して候補者を見極めるプロセスです。

「採用計画・戦略立案」「募集条件の設定」「面接」「採用の可否決定」などの業務が含まれることから、人事戦略の成否に直結しやすい過程です。

一方、採用ノンコア業務とは、求人の掲載や面接日時のリマインド送付など、庶務にあたるプロセスです。

業務には「説明会の代行」「募集方法の選定」「求人媒体選定・紹介会社選定」「母集団の形成と受付対応」「スカウトの代行」「書類選考・応募状況フィードバック」「面接日時のリマインド連絡」などが含まれ、ここに多くのリソースを割いている人事担当者が多いと思います。

RPO業者には「採用コア業務」「採用ノンコア業務」のどちらも委託できますが、「採用コア業務」は企業のカルチャーが色濃く出るプロセスです。

ここを委託してしまうと候補者が自社のカルチャーや雰囲気を把握しづらくなり、ミスマッチが起こりやすくなります。そのため「採用ノンコア業務」を委託するケースが多いようです。

基本的な採用業務については以下の記事で解説していますので、合わせてご覧ください。

【参考】採用業務とは｜採用でやるべきことや効率化する方法を解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruit_task/

採用代行のメリット

採用代行を利用した場合は、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは３つのメリットをご紹介します。

1．業務の質を担保でき、効果的な採用ができる

一般的に採用予定人数が増えるほど、採用ノンコア業務は多くなります。RPO業者は採用に関わる庶務を代行してくれるため、業務工数を減らすことができ、効率的に採用活動を進められます。

採用担当メンバーを増やすより、委託した方が費用を抑えられることもあるため、積極的に検討したいポイントです。

2．カルチャーフィットした人材を採用しやすくなる

業務工数が減れば、面接に時間を割くことができ、候補者に自社の雰囲気やカルチャーを知ってもらう機会が増えます。

せっかく人材を採用しても、すぐに転職してしまえば再び採用コストが発生してしまいます。

じっくりと時間をかけてお互いを理解できれば、人材は長期間安定して働いてくれるはずです。

3．委託会社のノウハウを吸収して、採用プロセスを改善できる

RPO業者は採用にまつわるノウハウを蓄積しています。業務の一部を手伝ってもらい、採用過程を観察すれば、自社の採用プロセスを改善できるかもしれません。

採用代行のデメリット

前章ではRPOを活用するメリットをご紹介しましたが、うまく活用しなければデメリットも発生してしまいます。実際似企業が陥りがちな具体的な3つのデメリット紹介します。

1．コア業務を委託してしまうとミスマッチが起こる可能性がある

自社がどのようなフェーズにあり、どの部署がどのような人材を求めているかは、言語化しづらく、ある程度はフィーリングが求められる場面もあります。

ここに関わる「採用計画・戦略立案」「面接」などのコア業務は人材採用の要。委託してしまうと、適切な人材が確保しづらくなり、ミスマッチが起こりやすくなります。

2．候補者と関係性を築きづらくなる

候補者は待遇や業務内容だけで就職先を選んでいるわけではありません。採用過程で「誰とどのように働けるのか」を伝えられれば、候補者に効果的なアプローチができます。

採用コミュニケーションを外部に委託しすぎると、関係性を構築しづらくなってしまいます。面接やクロージングなどのタッチポイントでは、採用担当者が自ら動きましょう。

3．採用ノウハウが蓄積できなくなる

すべての採用プロセスを任せてしまうと自社にノウハウが蓄積されません。時には人事部門の成長を促すため、効率やコストを度外視して自社だけで採用活動を進めるべき時期もあるでしょう

採用代行の費用感

では実際に、委託する際にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか？ 委託先によって費用は上下しますが、大まかな費用感を紹介します。

まず、費用は「月額一律料金」と「従量課金制」に分けられます。「月額一律料金」の場合は、委託する作業内容により月額で算出し、「従量課金制」では、作業内容とボリュームで料金を算出します。業者によって初期導入費用が発生することがあり、事前に見積もりが取れます。

主な業務の費用感は以下の通りです。

・DM、スカウト配信：3万円〜/月
一人ずつ配信するのか、一斉配信なのか、またスカウトの本数等で料金が異なります。 

・新卒、中途の媒体管理：5万円〜70万円/月
求人広告の掲載数や管理内容により料金が異なります。

・選考日程の調整：5万円〜/月

・欠席者フォロー、別日程の案内：2万円〜/月
調整人数や連絡方法、メールやフォームの有無で料金が異なります。

・面接官代行：1回1万円〜
代行内容や面接官の熟練度で料金が異なります。また、ほとんどの業者は着手金を設定しています。 

・合否連絡や内定通知書の発送：2万円〜/月
候補者の数や連絡方法により、料金が異なります。

「月額一律料金」と「従量課金制」のどちらが低予算で済むのかは、採用予定人数で計算すると良いでしょう。

特定の時期に一括採用を行い、採用予定人数が多い場合は「月額一律料金」を、採用予定人数が少ない場合は「従量課金制」をおすすめします。

以下の記事では、新卒採用にかかる費用について詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

【参考】新卒採用コストはどれくらい？8つの削減方法と手法別費用を解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/newgrads_cost/

採用代行を利用する際に注意すべきポイント

この段落では実際にRPOを利用する場合に注意すべきポイントを5つ解説します。

1．目的に合わせ、業務の依頼範囲を明確にする

採用の強い味方になってくれるRPOですが、あれもこれもと頼んでしまうと費用がかさみ、採用ノウハウも得られません。

どのプロセスにどれくらいの工数が求められるのか、費用対効果も考えたうえで委託しましょう。

2．支援実績を確認する

RPO業者は多数存在します。それぞれ実績や得意分野が異なりますので、必ず過去の実績を確認しましょう。

媒体管理はA社、スカウト配信はB社というように、得意分野に合わせて委託先を分けても良いでしょう。

3．自社の労務ルールとの相性を確かめる

採用活動中は突発的にスケジュールが変更されることがあり、契約方法も各社で異なります。進捗報告や契約書の締結方法、委託業務の対応方法など、自社の労務ルールに合わせてもらえる委託先を選びましょう。

4．委託先と情報共有の方法を確認する

採用計画やスケジュール、募集内容に変更があった場合、どのように連絡していつまでに対応してもらえるのか確認しておきましょう。

業者によっては対応に数営業日かかる場合もありますし、担当者と直通で連絡できない場合もあります。スピーディな対応ができるかどうかは、確認しておきたいポイントです。

5．ミスマッチを防ぐため、カルチャーフィットは自社で行ない入念に

面接や求人記事、メール、電話など採用過程におけるコミュニケーションの全てが候補者の印象を左右します。

委託業務を増やすほど担当者の負担は減りますが、ミスマッチが起きれば採用は成功したとは言えません。

本当にこの候補者でいいのか、候補者は自社を理解してくれているのか。双方が求めるものは合致しているのか。これらを確認する機会を確保しましょう。

採用代行を利用している企業事例

ここまでRPOについて解説しましたが、他社はどのように採用代行を活用しているのでしょうか。いくつかの事例を見ていきましょう。

株式会社八百鮮

近畿、中部地方で生鮮食品の小売業を営む八百鮮様は、年に1000万円の費用をかけて中途採用を進めていました。

しかし、費用をかけてもエントリー数が伸びず、差別化のためにWantedlyを導入。導入後は工数削減のためにRPOを活用して、記事作成を委託しました。

現在は委託企業から記事拡散のノウハウを学ぶことができ、運用開始から半年間で12名のスタッフ採用に成功。採用費用も300万円まで削減することができました。

株式会社八百鮮様のWantedlyページはこちら

株式会社プラウドデータ

SES業界でシステムの受託開発を行うプラウドデータ様は、年間150名の採用を実施しています。年間の応募数は3000名を超えていましたが、候補者は求める人材層と異なっており、新たな採用方法を模索していました。 

他社との差別化を進めるためにWantedlyを導入してからは、RPO業者に応募から面談調整まで幅広い業務を委託。

1年間で17名のエンジニアを採用でき、工数を抑えて同社が求めるスタッフを採用できるようになりました。

株式会社プラウドデータ様のWantedlyページはこちら

株式会社storage

国内23店舗、海外3店舗の美容室を展開するstorage様は、美容を軸にECサイトや動画コンテンツなど、新規事業を展開しています。

しかしながら、新規領域の人材にアプローチするノウハウが足りず、採用は難航していました。

当時は美容業界でWantedlyを利用している企業が少なかったことから、可能性を感じて導入。その後、運用代行を委託して採用ノウハウを蓄積していきました。

パートナー企業とのやりとりは毎日チャットで連絡を取り合い、週に1回記事の更新を行っています。自社の魅力を候補者にしっかりと伝えられるようになったことから、現在は新規事業担当者を20名採用することができ、事業成長を実現できました。

株式会社storage様のWantedlyページはこちら

まとめ

RPOは、上手に活用すれば採用の心強い味方になってくれます。Wantedlyの運用においては、記事作成やスカウトの代行などに対応してくれる業者を探せば、ノウハウがなくとも一定の成果が得られます。 

事例で紹介したように、RPOは候補者の惹きつけや採用費用の削減に一役買ってくれるはず。タスクや目的を明確にしたうえで、積極的に活用してみましょう。