採用業務は、企業の成長を左右する最も重要な人事領域の1つです。少子高齢化や採用手法の多様化により、現代の採用担当者には「単なる選考」だけでなく、戦略的なマーケティング視点や業務の効率化が強く求められています。
本記事では、採用業務の基本的なフローから、現場で役立つ必須スキル、業務を効率化するための具体的な手法までを整理して解説します。
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採用業務とは？
採用業務とは、必要人材の獲得を目標にした採用計画立案から実行までの一連の活動を指します。具体的には、採用媒体選定や予算管理、採用目標のKPI管理、募集、書類選考、面接、内定者決定、内定者が入社するまでのフォローなどです。
採用の目的は2つあります。事業展開に不足している人材を補うこと、そして企業や組織の活性化です。
採用業務は、企業を発展させるための事業の1つであり、自社の未来を左右する重要な仕事と言えるでしょう。
採用業務フロー（基本的な流れ6ステップ）
採用担当者は、採用活動全体を管理し、効率の良い採用活動を実現させる役割を担っています。採用計画・戦略を策定した上で、母集団形成、選考、評価、入社までのフォローを行います。
それでは、具体的な採用業務のフローを見てみましょう。
【採用業務の流れ】
採用計画 ⇒ 採用戦略 ⇒ 母集団形成 ⇒ 選考 ⇒ 評価 ⇒ フォロー
1．採用計画
採用計画とは、事業計画を基に採用時期や採用人数、採用する人材の雇用形態を決めることです。
今後の事業展開について経営層からヒアリングを行った上で、いつまでにどのようなスキルや経験を持った人材が必要か、採用計画を練ります。
時期については、採用した人材が活躍できる時期からの逆算でスケジュールを組みましょう。
雇用形態は、直接雇用だけでなく、派遣やアウトソーシングなども含めると選択肢が広がり、優秀な人材を確保できる確率も高まります。
採用計画の具体的な立て方については、以下の記事で解説しています。
【関連記事】採用計画の正しい立て方
2．採用戦略
採用計画が策定できたら、求める人材の獲得に向け、計画を「どのように」進めるか戦略を立てます。
戦略のポイントは次の通りです。
・市場・競合調査と自社分析の実施 ・ 自社の強みを活かせる戦術を検討 ・ 必要な人材のペルソナを設計 |
採用戦略の具体的な立て方については、以下の記事で解説しています。
【関連記事】採用戦略の具体的な立て方を解説
3．母集団形成
一般的な母集団形成の方法は、求人・転職サイト、自社の採用サイト、SNS、オンライン開催を含めた企業説明会やセミナーです。
近年は、企業側から欲しい人材に直接アプローチしていく「ダイレクトスカウト」と呼ばれる手法も盛んです。
また、採用広報に力を入れる企業も増えています。転職顕在層からの応募を待つだけでは、欲しい人材を確保することはできません。
転職潜在層がいざ転職を始めた際、自社を第一想起してもらえるように広報活動を行いましょう。
母集団形成における詳細は、以下の記事で解説しています。
【関連記事】母集団形成とは？なぜ重要なのか？手法ごとのメリットも紹介
4．採用選考の実施（書類選考・面接・試験など）
選考は、書類選考や面談・面接のほか、筆記試験や実技試験、適性検査を実施する企業もあります。
確度の高い選考を行うためには、評価軸をしっかり整え、適切な選考内容を準備する必要があります。
なお、面接は候補者にとっても、求める就職先かどうか判断する機会となります。
選考は候補者選定の意味合いだけでなく、入社意思を高めてもらう場であることも忘れないようにしましょう。
面接の前にお互いを知るきっかけ作りとして、カジュアル面談が活用されています。具体的な方法や詳細は、以下の記事でご確認ください。
【関連記事】カジュアル面談とは？
5．合否評価と選考基準の策定
候補者の合否結果を決めるには、評価基準が必要です。適切な評価基準の設定は、面接官による評価のズレや入社後のミスマッチを防ぎます。
評価項目はペルソナを基準に、スキルとパーソナリティに分けて設定し、各項目の優先順位を明確にしておくと良いでしょう。
面接の評価基準の具体的な立て方については、以下の記事で解説しています。
【関連記事】面接における採用基準の正しい決め方
6．候補者へのフォロー
候補者に内定を伝え、承諾が得られたら、入社まで丁寧にフォローしていきます。内定辞退を防ぐ方法としては、自社情報の提供や社員との交流があげられます。
たとえば、社員との座談会を開催する、社内イベントに招待する、職場見学会を開催するなどです。
また、入社後の業務に役立つ資料やスキルアップに必要な情報を送っても良いでしょう。
内定後辞退を限りなく防ぐフォロー方法については、以下の記事で解説しています。
【関連記事】内定辞退防止に繋がる5つの取り組み
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採用業務に必要なスキルと知識
採用業務は多岐にわたるため、採用担当者にはさまざまなスキルと幅広い知識が求められます。なかでもこれから紹介する計6つのスキル・知識は、採用担当者にとって必須ともいえる重要な要素です。
採用業務に必要なスキル
採用業務に必要なスキルは次の3つです。
1．コミュニケーション能力
採用担当者は、面談や面接にて候補者の情報・価値観・本音を引き出しつつ、信頼関係を築いていけるような高いコミュニケーション能力が求められます。
また、候補者の不安や悩みに寄り添ったり、気持ちの変化を察知したりなど、相手の立場に立って考える力も必要です。一人ひとりの候補者に対して誠実に対応でき、質問力・傾聴力の高い人が向いているといえるでしょう。
さらに採用担当者は、候補者だけでなく、経営陣や現場社員とも多く関わります。そのため、調整力・交渉力などのコミュニケーションスキルも必要です。
【関連記事】面談と面接の違い｜候補者の素を引き出す面談の進め方とは？
2．プレゼンテーション能力
採用担当者は、求職者に対して企業情報をわかりやすく伝えるためのプレゼンテーション能力も必要です。求職者のニーズをくみ取り、「どのような情報を伝えれば入社意欲を高められるか」「どうすればミスマッチを防げるか」などを考えたうえで、魅力的かつ戦略的なプレゼンをする必要があります。
また、口頭でのプレゼンテーションだけでなく、求人広告・採用ブログ・スカウト文面などの資料作成スキル・文章力もプレゼンテーション能力に含まれます。リファラル採用の社内告知など、現場社員に採用活動の協力を仰ぐ際も、情報を的確に伝えるプレゼンテーション能力が求められるでしょう。
3．情報収集力
採用手法のトレンドや求職者の労働価値観は常に変化しています。採用市場の動向にアンテナを立て、常に最新情報をキャッチする情報収集力も採用担当者に必要なスキルです。
また、情報収集だけで終わるのではなく、状況や時代にあわせて従来のやり方を変えていける柔軟性・チャレンジ精神も必要なスキルといえるでしょう。
採用業務に必要な知識
採用業務に必要な知識は次の3つです。
1．法令に関する知識
公正な採用活動を行うためには、労働や雇用に関する法令の知識が必要です。とくに、職業安定法・男女雇用機会均等法・労働施策総合推進法（旧雇用対策法）の3つは必ず押さえておきましょう。
採用活動において、性別・年齢・国籍などによる差別は原則として禁止されています。募集の際に注意すべきNG表現や、求人広告に記載すべき項目はこちらで解説していますので、ぜひあわせてご確認ください。
【関連記事】会社の魅力が伝わる求人広告の書き方
2．自社に関する知識
求職者へ正しい企業情報を提供できるよう、自社の事業内容・各部署の業務内容に関する知識も必要です。採用担当者の企業理解および採用ポジションへの理解が浅ければ、ミスマッチが生じ、早期離職の要因となってしまいます。
また、面談・面接にて求職者から質問を受けた際、曖昧な回答をしてしまえば信用を大きく失ってしまいます。業務内容や労働条件はもちろん、昇給制度・残業時間・福利厚生などの情報もきちんと把握しておきましょう。
さらに、今後の事業拡大・組織成長を見据えて採用活動するためには、ミッション・ビジョン・パーパス（企業の存在目的や社会的意義）に対する深い理解や共感も必要です。
【関連記事】ウォンテッドリー、企業のパーパスと採用に関する調査結果を発表
3．採用マーケティングの知識
採用マーケティングとは、採用活動にマーケティングの思考を取り入れた新しい採用概念のことです。マーケティングのフレームワークを活用し、「いかに企業認知度・志望度を高め、自社のファンを増やしていくか」を考えることで、採用フローやコンテンツを最適化していきます。
少子高齢化により人手不足が深刻化している今、企業は候補者を「選ぶ立場」ではなく、候補者から「選ばれる立場」にあります。転職潜在層へとアプローチ対象を広げ、多くの候補者から選ばれる企業になるためには、採用マーケティングの知識は必須といえるでしょう。
【関連記事】採用マーケティングとは？
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採用業務の繁忙期
中途採用の場合、欠員補充や事業拡大にともなう増員によって都度採用を行うため、とくに決まった繁忙期・閑散期はありません。ただ、以下の転職活動が活発な時期にあわせて募集・選考を進める企業がほとんどのため、「転職活動が活発な時期＝中途採用の繁忙期」と考えてよいでしょう。
| 転職活動が活発な時期（中途採用の繁忙期） ・1〜2月：新年度の4月から再スタートすることを見据えて転職活動を開始 ・6〜7月：夏の賞与を受け取ってから転職活動を開始 ・9〜10月：下期から再スタートすることを見据えて転職活動を開始 |
一方、新卒採用は「新卒一括採用」とも呼ばれ、採用スケジュールが以下のように決まっています。
| 新卒採用のスケジュール ・広報活動：卒業・修了年度に入る直前の3月1日以降 ・選考活動：卒業・修了年度の6月1日以降 ・内定出し：卒業・修了年度の10月1日以降 |
しかし、新卒採用は年々早期化が進んでおり、株式会社ディスコの調査によると面接開始時期のピークは3月中旬、内定出しのピークは4月下旬となっています。
中途採用・新卒採用ともに、選考期間がとくに忙しくなりますが、内定後のフォローや入社準備も重要な採用業務です。また、閑散期にしっかりと振り返りを行うことが、次年度以降の採用成功につながります。
【関連記事】中途採用の時期
【関連記事】新卒採用スケジュールの立て方
採用業務の課題
少子高齢化による求人倍率の高止まり、デジタルデバイス普及による転職手法の多様化など、採用市況は常に変化し続けています。
現在、多くの企業で取り上げられている採用業務の課題を見てみましょう。
採用手法の多様化に伴う業務量増加
近年、採用業務の効率化を意識する企業が増えています。その背景には母集団形成の多様化があります。
かつて採用担当者は、求人広告を掲載し、応募してきた候補者を選定することに時間を割いていました。
しかし、採用難の現在では、転職潜在層をターゲットとした採用活動が軸となり、母集団への流入経路を複数持つことが主流になっています。
採用サイトやSNSの運用、社員紹介による「リファラル採用（リファ―ラル採用）」、退職者を再雇用する「アルムナイ採用」など、採用活動は「選定」から「マーケティング要素の強い活動」に移行しつつあります。
採用担当者が担う業務の幅が広がったことで、採用業務の効率化は優先度の高い課題と捉えられています。
【関連記事】採用手法を徹底比較
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採用業務を効率化する3つの解決策
採用業務を効率化するためには、外部サービスの活用がオススメです。これから紹介する3つの方法をぜひ検討してみてください。
1．採用管理システム（ATS）を導入する
採用管理システムとは、ATS（Applicant Tracking System：応募者追跡システム）とも呼ばれ、採用業務を一元管理するシステムのことです。
採用管理システムを導入すれば、候補者情報の管理・面接日程の調整・評価入力・選考結果通知・内定者フォロー・選考データ集計など、さまざまな採用業務を同一システム上で行えます。候補者一人ひとりの進捗状況の確認や、履歴書・面接評価の共有も簡単に行えるため、採用業務の効率化がはかれるでしょう。
オススメの採用管理システムはこちらの記事で紹介しています。ぜひあわせてご確認ください。
【関連記事】採用管理システム12選
2．採用代行（RPO）を利用する
採用代行とは、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、企業に代わって採用業務を行うサービスのことです。
一部の採用業務をアウトソーシングすることで、業務の効率化はもちろん、採用計画の立案・採用要件の作成・面接などの採用の成否に直結する重要な業務に集中できるようになります。さらに、RPO業者は経験豊富で専門性が高いため、サービスの利用を通して新たな知識やノウハウを吸収できるでしょう。
採用代行（RPO）の費用感や活用事例はこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご確認ください。
【関連記事】採用代行（RPO）とは？
3．人材紹介サービスを利用する
人材紹介サービスを利用すれば、自社の求める人物像に近い候補者を紹介してもらえるため、工数をかけずに質の高い母集団を形成できます。
母集団の質が高ければ、面接通過率や内定承諾率は高くなります。短期間かつ少ない面接回数で多くの内定者が出るため、採用業務の負担が少なくなるでしょう。
また人材紹介サービスは、求人票の作成・候補者の紹介・面接日程の調整・選考結果通知など、あらゆる採用業務をサポートしてくれます。採用成功した場合の成果報酬は、求職者の理論年収の30～35％とやや高額ですが、採用業務の工数を大幅に削減できるサービスです。
オススメの人材紹介サービスや成功のポイントはこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご確認ください。
【関連記事】人材紹介サービスとは？
まとめ
採用業務とは、採用計画から内定後フォローまでの一連を指し、企業の発展を左右する重要な業務です。
採用担当者は、求職者や社内部署・役員、サービス業者などあらゆる人と関わるため、高度なコミュニケーション能力が求められます。
また、業務の種類が多岐にわたるため、効率化の視点も欠かせません。
常に自社の現状を把握し、外部の新しい情報にアンテナを張りながら、自社にとって最適な採用フローやプロセスを作り上げましょう。
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