情報格差ゼロを目指す！Hacobu流Slack運用ガイドライン【Hacobuカルチャー紹介】

こんにちは！Hacobuにて人事を担当しています、そらです！
突然ですが会社の社内のコミュニケーション手段は何を使用していますか？

Hacobuでは社内コミュニケーションツールはSlackを使用しています。 2019年にSlackを導入して早4年・・・現在は業務を行う上でなくてはならない存在です。

Hacobuでは社内の情報設計ガイドラインにおいて、情報格差ゼロを実現するためにフロー型情報（時期性が強く、情報の鮮度が重要視される情報）はSlackで鮮度重視で管理すると定められており、業務上のほぼ全ての情報のやりとりがSlack上で交わされるため、情報量も多く、流れてくるスピードもとても早いです。新入社員の方で初めてSlackに触れる方はまず量とスピードに驚かれます。笑
（情報設計ガイドラインについてはまた後日改めて・・・）

また、Hacobuにはビジネスメンバーやエンジニア、様々な職種のメンバーがいるためSlack導入数ヶ月後に有志で集まってSlackについての運用ガイドラインを作成しました。Slack上での情報共有や連絡を円滑に、そして皆が気持ちよくSlackを活用できるようにするため、2019年に作成されたSlack運用ガイドライン。細かな修正は行なってきたものの、2019年からほぼ変わっていなかったりします。（本記事執筆2023年2月22日時点）

入社後に行われるオンボーディングプログラムでも業務に欠かせないSlackの運用ガイドラインをお話する時間を設けておりますが、今回、Hacobuに興味を持っていただいた方にHacobuで働くイメージを持ってもらう目的で公開させていただくことにしました！

情報格差ゼロを目指すHacobu流Slack運用ガイドライン、是非ご覧ください〜！

コミュニケーションコストを最小化しよう

まず大前提として、Hacobuではコミュニケーションコスト（*1）を最小化しようというSlackの運用方針を掲げています。

（*1）コミュニケーションコストとは、発信者側が発信した内容について受信者側が受け取り、理解をする過程で発生するコストのこと。相手に必要な情報もしくは意思を伝えるために必要とする、労力や手間、時間などを指す。

リモートワークがメインである働き方であるHacobuにとって、コミュニケーションコストの最小化は切っても切り離せない・・・！

それではSlack運用ガイドライン行ってみましょー！

Slack運用ガイドラインは大きく分けて3つ。
まずはなぜそう定めているかその理由から紹介します！

オープンにやろう（何故ならば ↓）
- 知識の偏在化、属人化が発生する
- 指揮系統の逸脱、業務負荷の偏りが発生する場合がある
- 業務知識が横展開されない
アクションが必要なときはそれを明らかにしよう（何故ならば ↓）
- 基本的にSlackでの発言は情報共有になるため、知らせなければ伝わらない
相手に配慮をしよう（何故ならば ↓）
- 人の認知リソースを消費する
- 不必要な通知は業務時間のロスに繋がる

それぞれの詳細いってみましょう！

①オープンにやろう

オープン（public）の#channelには自由に出入りOK

全社員が入ってておかしくないという認識を持ちましょう
ただ、情報量多くなるので無関係のところにはなるべく入らないのがおすすめ
自分で入ったチャンネルはいつでもleaveしてOK

オープン（public）の#channelは自由に作成OK

Ex) ワイワイランチの日程調整、部活、飲み会の設定など使用し終わったらアーカイブしましょう
個人情報等を含む内容以外は基本的にオープンチャンネルで会話しましょう

#generalと#randomの違いを認識して発言しよう

generalは全社的なアナウンスと業務関連の話 ⇛ 見逃しちゃいけない情報です。
- 本当に必要な通知を見落とすことは避けたい。
randomは給湯室のおしゃべり ⇛ 楽しくおしゃべりの場、雑談の場

#askについて

askは5分考えてもわからなかったらすぐに聞くことができる気軽な質問スペース
ウォーターサーバーの水が切れたらどうすれば？とか、この申請はどうしたら？とか、とにかくわからないことを気軽に聞けるチャンネル

相手の発言の意図を聞きたくなったらDMではなく、#channelで直接確かめよう

質問とその解答は誰かの利益になる

Hacobuではpublicチャンネルへの出入りが自由であるため、別のチームのメンバーがチャンネルに入っていることも多々あります。様々な情報が手が届くところにあるのが大きな特徴の一つ。その為、この後に出てくるメンションや配慮という点も運用上は非常に重要になっています。

今までの履歴をアナリティクスで確認したところ、オープン（public）チャンネルにて83%のメッセージが読まれていました！最初はテストでメンバーが活用していた時期、その後しばらく経ってこの運用ポリシーを制定。グラフでも動きがあるのでわかりやすいですね。

②アクションが必要なときはそれを明らかにしよう

メンションがついていない発言は自分宛てではない

メンバーの発言は「情報共有」のためのもので、@メンションがついていない限り自分への働きかけではない必ず必要な@メンションをつけましょう

自身の発言は「報告」であり、反応がないことは無視ではない。反応がほしいのであれば、その旨を書いて＠メンション必須

メンションがついていない場合は、つけてなかった人の責任
メンションは［編集］をしてあとから付けても通知されませんスレッドでメンションするか、その発言を一旦削除して発言し直しましょう

お休みの場合の対応

次回出社時に確認してもらうため、必要なメンションは基本的には飛ばす
通知はオフにできるので休む本人が通知OFFにするなどして対応する

表示名に（〇/〇有給）などと記載しているメンバーも多くいます！
（子供を自宅保育している場合などにも記載していることも！）

イメージ（2/24有給いただきます笑）

わざわざカレンダーを見に行かなくてもSlack上でメンションしようとしたら表示されるので状況がすぐにわかってとっても便利！

③相手に配慮しよう

短文でなんども発言するのは避けましょう

複数の通知が来てしまうため
返信のスレッドが立てづらいため

基本的には返信はスレッドで

どの話題に対する返信かわからなくなり、探す手間やコミュニケーションロスが発生するため
全体に周知したい場合には＃channelのタイムラインにも投稿しましょう
スレッドの通知は外せます
見落とし防止のため、スレッドでも基本的に反応が欲しい場合はメンションしてください

@channelはできるだけ使わない、ユーザーグループ宛、もしくは@here

オープンの#channelには自由に出入りOKでグループ外のメンバーを含めた全社員が入っててもおかしくないため、本来通知を飛ばしたい人以外にも都度飛ぶことになります
ユーザーグループはSlackで確認可能

参考（メンションについて）

@channel

通知について：ログイン状態がアクティブか、離席中かにかかわらず、チャンネル内のメンバー全員に対して、デスクトップまたはモバイルの通知が送信される。
generalの@channelは全社員に必ず早急に伝えなければならない情報。
- ※これ以上、上位の通知を作れない。 ⇛ 頻発すると価値が下がる
使い方例
- 台風時等災害時の会社の方針等のアナウンス
- MOVOが落ちてしまっている等インシデントの初動のための通知

@everyone
ゲストを除くメンバー全員が自動的に追加される「#general 」チャンネルでのみ使用可能。

通知について
- ログイン状態がアクティブか、離席中かに関わりなく、#general 内のメンバー全員に通知される
- 上記@channnelまでの緊急性はないが、generalに入っているゲストを除くメンバー全員に伝えたい内容
使い方例
- 新しい休暇規則についての情報を組織内に通知
  緊急避難訓練について会社のみんなに連絡

@here

通知について
- 参加しているチャンネルで、送信時に「アクティブなステータス」で作業をしているメンバーだけにメンションされる。
- その時点で「離席中」や「サインインしていない」チームメンバーに通知したくない時に最適。
使い方例
- ランチなど、その場にいる人向けに即興でイベントを予定する場合のアナウンス
- 勤務しているチームメンバーから素早く回答を得たい質問の投稿

チャットツールの特徴でもありますが、短文でも簡単に発信できてしまうSlack。

「あ」「そういえば忘れてた。〇〇の件だけどその後どうなったっけ？」「先方に連絡してみようかと思ってて。」

例えば上記のように続けて発信すると、オープン（public）チャンネルには全社員入っててもおかしくないのでその全員に3件の通知が飛んでしまうことに・・・！さらにはどの文章にスレッドを立てて返信していいかもわかりづらい！

イメージ

Slack導入当初はこの短文問題が頻繁に起きていましたが、今回紹介しているSlack利用ガイドラインを作成し、パトロールを実行👮🚨その後リモートワークメインの環境になり、オンラインコミュニケーションにおいて正しく情報を伝えなければならない意識が強くなった影響で現在はほぼ皆無な状況になりました！ぱちぱち

④その他：Hacobuで行うSlack活用について

会社公式チャンネルについての名称ルール

頭に[00][01][02][03][04][05]がついてるチャンネルは公式チャンネルです。
頭についてる数字毎にグルーピングしており、下記の通りとなっています。00 → 全従業員対象（参加必須）
01 → 経営管理本部オーナー
02 → SaaS事業本部オーナー
03 → テクノロジー本部オーナー
04 → プロダクト企画本部オーナー
05 → Hacobu Strategy本部オーナー
新しく公式チャンネルを作るときは、上記ルールに基づき作成すること
公式チャンネルが不要になった場合は、チャンネル自体をアーカイブすること

名前の付け方は統一してわかりやすく

氏名はメールアドレスの@より前で統一しています。理由は検索が楽になるから。
表示名は[呼ばれたい名前/フルネーム]。
- ファーストネームやニックネームで呼ぶカルチャーがあるので、自身が呼ばれたい名前を設定しています

参考：ファーストネームで呼び合うことのメリットって？【Hacobuカルチャー紹介】

ファーストネームで呼び合うことのメリットって？【Hacobuカルチャー紹介】 | Hacobu Culture

毎日ぐったりするような暑さが続きますが、夏バテしてませんか？お盆休みがある方は、忙しい日々から少し離れ、帰省したり旅行したり、おうちでゆっくりしたり、思い思いの夏休みを過ごされているかと思います。熱中症に気をつけて、平成最後の夏休みを楽しんでくださいね！さて今日は、Hacobuカルチャーの1つを紹介したいと思います。 ...

https://www.wantedly.com/companies/hacobu/post_articles/130841

職種は名刺の内容を記載
プロフィール画像は写真推奨。
- あくまで推奨なので、皆自由に運用中です。笑

自動投稿 / Bot通知の活用例

宅急便やお客様の来社通知
- オフィス受付に設定してあるクラウド受付システム「Receptionist」で訪問者が呼び出しボタンを押すと自動通知が飛ぶようになっています。
マーケティング関連通知お問い合わせ
- ホワイトペーパーダウンロードなどその他、何かしらのアクションが起こるごとに関係メンバーが属するチャンネルへ自動通知が飛ぶため、情報共有とアクションへの時間が短縮され、効率化されています。
サービスのエラー通知MOVOに何らかのエラーが起こると通知されます。
Corp bot
- コーポレートチームへの様々な依頼の一元化。
- タスクはNotionに同期され、見落とすことがなくなりました。
勤怠管理
- 現在は勤怠連絡もSlack上で行うことができるようになっています。