採用計画の立て方とは？具体的な8つのステップ【テンプレート付】

採用計画とは、いつ・どの部署に・どんな人材を何人採用するかをまとめた実行計画です。立て方は、採用目的の明確化、採用人数の算出、雇用形態の決定、採用要件の定義、採用手法の選定、選考プロセスの設計、採用KPIの設定、スケジュール策定の8ステップで整理できます。

本記事では採用計画の具体的な立て方、計画書の基本項目テンプレートをご紹介します。採用計画の策定・見直しにお役立てください。
【関連記事】要員計画とは
【関連記事】採用戦略とは

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ 3分でわかるWantedly概要資料をダウンロード

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

▶︎ Wantedlyへのお問い合わせはこちら

採用計画とは

採用計画とは、採用目標や具体的な手順を体系的に整理した実行計画のことです。主に以下の要素が含まれます。

• 採用する人材の人数
• スキルや経験などの要件
• 雇用形態
• 募集方法
• 選考プロセス
• 採用スケジュール

採用計画を適切に立てることで、企業の成長を支える人材を効率的に採用できます。計画がないまま動き始めると、採用活動が場当たり的になり、人材ミスマッチや予算の無駄遣いといった問題が発生しやすくなります。

採用計画と採用戦略の違い

採用計画と混同されやすい「採用戦略」は、誰をどのように採るかという方針・設計を指します。採用計画はそれに加えて、具体的な人数・手法をふまえスケジュールまで落とし込んだ実行計画です。詳しくは以下の記事をご覧ください。
【関連記事】採用戦略とは
【関連記事】採用マーケティングとは

採用計画を立てる目的やメリット

採用計画を立てることで、企業が求める人物像や採用基準が明確になり、選考の精度が向上します。また、採用スケジュールをあらかじめ設定することで、必要なタイミングで適切な人材を確保できるため、事業計画と連動した人材戦略を実現できます。加えて、競争が激しい採用市場では、事前に市場動向を分析し、計画的に採用活動を行うことで他社との差別化が図れるでしょう。

その逆に、明確な採用計画がない場合は、採用活動が場当たり的になり、人材ミスマッチや予算の無駄遣いといった問題が発生しやすくなります。

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

ステップ1：採用目的を明確にする

採用計画で最初にやるべきことは、「なぜ採用するのか」を言語化することです。目的が曖昧なまま進めると、どんな人を採ればいいのかがブレ、選考途中で評価基準が定まらなくなります。

採用目的は大きく3つに分類できます。

目的を明確にするためには、経営層や現場責任者へのヒアリングが欠かせません。「いつまでに・どの部署に・どんな人材が必要か」を言語化しすり合わせることが、採用計画全体の土台になります。

ステップ2：採用人数を算出し、採用予算を確認する

採用目的が固まったら、必要な人数と使える予算を決めます。この2つはセットで考えることが重要です。採用人数が多ければ予算も増え、逆に予算が限られていれば採用できる人数にも上限が生じるからです。

中長期の計画を立てる場合は、今後の退職見込み者数も差し引いて考える必要があります。このときの人数の算出方法は、会社の状況によって異なります。

＜採用予算の確認と策定＞

採用予算の決め方は大きく2パターンあります。必要人数と過去の採用実績をもとに担当者側で暫定予算を組むケースと、経営判断として予算額が上から降りてくるケースです。いずれの場合も、以下の観点から現実的な予算案を検討しましょう。

• 追加で確保できる予算はいくらか
• 前年度の採用実績と照らして妥当な金額か
• すでに動いている採用計画と合算したときに無理がないか

与えられた予算の中で何人採れるかを逆算する視点も重要です。予算と採用人数のバランスが取れない場合は、雇用形態の見直しや採用手法の変更も含めて経営層と早めに擦り合わせておきましょう。

ステップ3：雇用形態を決める

採用人数と予算が固まったら、どんな雇用形態で採用するかを検討します。雇用形態によってコストが大きく異なるため、予算内で必要な人数を確保するための現実的な組み合わせを考えることが重要です。

例えば「正社員で3名採用したいが予算が足りない」という場合、1名を業務委託に変更することでコストを抑えながら必要な戦力を確保できることがあります。雇用形態は業務の性質と予算の両面から判断しましょう。

ステップ4：採用要件を定義する

雇用形態が決まったら、「どんな人を採るか」を具体化します。採用要件が曖昧だと、選考で面接官ごとに評価がブレたり、入社後に「思っていた人と違った」というミスマッチが起きやすくなります。

採用要件は、以下の2軸で整理するのが実務的です。

Mustの条件は欲張らないことが重要です。「理想の人物像」を詰め込みすぎると、そもそも該当する候補者がいなくなります。「この部署でこの業務をこなすために、これだけは必要」という視点で絞り込みましょう。

またスキルや経験だけでなく、価値観や働き方の志向といった人物像（ペルソナ）まで落とし込むことで、採用後の定着率が高まります。採用ペルソナの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。
【関連記事】採用ペルソナの作り方

ステップ5：採用手法・チャネルを選定し、予算を配分する

採用要件が固まったら、「どこで・どうやって候補者を集めるか」を決めます。採用手法はひとつに絞る必要はなく、目的や予算に応じて複数を組み合わせるのが一般的です。

手法が決まったら、ステップ2で設定した採用予算総額をどの手法にどう振り分けるかを決めます。予算配分に明確な正解はありませんが、「採用したい人材像に最もリーチしやすい手法」を主力に据え、補完的な手法を組み合わせる考え方が基本です。

各採用手法の詳細な比較については、以下の記事で解説しています。
【関連記事】採用戦略とは

ステップ6：選考プロセスを設計する

採用手法が決まったら、どんな選考ステップを踏むかを設計します。

選考ステップは多ければ良いわけではありません。ステップが多すぎると候補者の負担が増え、優秀な人材が選考途中で辞退するリスクが高まります。「この選考ステップは本当に必要か」を意識しながら、できるだけシンプルに設計することが重要です。

ステップ7：採用KPI（目標数値）を設定する

選考プロセスが決まったら、各フェーズの目標数値を設定します。「最終的に3名採用したい」という目標から逆算して、何人に応募してもらう必要があるかを計算する作業です。

採用KPIの設定には、各フェーズの「歩留まり率」（次のステップに進む割合）を想定する必要があります。

歩留まり率は採用手法や職種によって異なります。自社の過去データがあればそれを活用し、初めての採用であれば業界の一般的な数値を参考に設定しましょう。

KPIを設定しておくことで、「応募は集まっているのに面接通過率が低い」「内定は出ているが承諾率が低い」といったボトルネックを早期に発見し、対策を打てるようになります。

＜設定例：中途採用で3名採用したい場合＞

ステップ8：スケジュールを策定する

最後に、採用活動全体のスケジュールを組みます。重要なのは「入社目標日から逆算して考える」ことです。募集開始日から考え始めると、気づいたときには入社に間に合わないという事態になりかねません。

たとえば中途採用の場合、在職中の候補者は現職の退職手続きがあるため、内定から入社まで1〜3ヶ月かかるのが一般的です。「内定が出たらすぐ入社できる」と考えていると、スケジュールが大幅にずれます。余裕を持った計画を立てることが重要です。

スケジュールはExcelやGoogleスプレッドシートのガントチャートで可視化しておくと、関係者全員が進捗を把握しやすくなります。採用活動は複数の関係者が関わるため、「今誰が何をすべきか」が一目でわかる状態を作っておくことが、計画通りに進めるための鍵です。

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ 3分でわかるWantedly概要資料をダウンロード

▶︎ 採用プラットフォームWantedlyの無料トライアルを始める

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

採用計画を立てた後に行うこと

採用計画を立ててからが採用活動のはじまりです。
次は採用計画立案後に採用担当者が行うことを紹介します。

1．現場の社員と打ち合わせて協力体制を組む

リファラル採用はもちろん、採用イベントでも面接でも現場の社員の協力は欠かせません。採用サイトやSNSの採用ページでも「先輩社員」の登場が必須です。

現場に協力を求めるときは、単にその場その場で力を借りるのではなく、採用戦略の概要を説明して「なぜあなたの力が必要なのか」をよく理解してもらいましょう。

また、協力してもらいっぱなしではなく、その成果や結果もていねいに報告したいものです。

2．採用サイトや採用ページの作成やブラッシュアップ

3．決定した採用手法の準備・情報収集

採用計画で手法の方針が決まったら、実際に動き出すための準備を進めます。

• 媒体・サービスの選定と契約
• 募集要項・求人票の作成
• 面接官のアサインや選考フローなど社内体制の整備
• 前年度実績の振り返りと改善点の洗い出し

準備が不十分なまま募集を開始すると、応募が来ても対応が後手に回り、候補者体験の悪化や辞退につながります。募集開始前にひと通り整えておきましょう。

4．募集活動を行なう

準備が整ったら、実際の募集活動をスタートします。求人広告への掲載やスカウトの送付など、選定した手法に沿って候補者へのアプローチを始めましょう。

募集活動を始めたら、応募数や反応率を定期的に確認することが重要です。「応募が集まらない」「ターゲット層からの反応が薄い」といった状況が続く場合は、募集内容の見直しや手法の変更を早めに検討しましょう。採用計画は固定するものではなく、実態に合わせて柔軟に修正していくことが大切です。

▶︎スカウト採用の成功事例を無料ダウンロードする

5．選考を行う

選考・面接では、採用要件で定めたMustとWantをもとに評価基準を明確にしておくことが重要です。基準が曖昧なまま進めると、面接官によって判断がブレ、選考の質が安定しません。複数の面接官が関わる場合は、事前に評価軸を共有しておきましょう。

なお、スカウトで接触した候補者や志望度がまだ高くない候補者に対しては、いきなり選考に進むのではなく、カジュアル面談から始めるのも有効です。カジュアル面談とは、選考を前提とせずにお互いをよく知るための情報交換の場のことで、転職意思のない層へのアプローチやミスマッチの防止に役立ちます。

▶カジュアル面談の基礎知識をまとめた資料を無料ダウンロードする

6．内定・入社フォローを行う

辞退を防ぐためにも、選考中から内定後にかけてのフォローは重要です。候補者の疑問や不安を解消するためには、候補者が求めている情報を隠さずに開示し、会社のリアルをそのまま見せることが大切です。また、候補者が抱えている「働くことへの悩みや課題」を自社では解消できることをイメージさせることで、志望度を高められます。

採用のミスマッチやフォローに関する具体的なノウハウは以下の記事で解説しています。
【関連記事】採用のミスマッチを防ぐためには
【関連記事】内定辞退を防ぐためには

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

採用計画書の基本テンプレート（項目例）

採用計画書に決まった形式はありませんが、関係者全員が同じ情報を共有できる状態を作ることが重要です。以下を参考に、自社の状況に合わせて活用してください。

採用計画書と合わせて用意しておきたいのが、スケジュールを可視化したガントチャートです。採用活動は募集・選考・内定・入社準備と複数のフェーズが同時並行で進むため、「誰が・いつまでに・何をするか」が一目でわかる状態を作っておくことが重要です。

ガントチャートには、募集開始日・書類選考の締め切り・各面接の実施期間・内定出しの期限・入社日といったマイルストーンを落とし込みます。ExcelやGoogleスプレッドシートで作成するのが一般的ですが、採用管理システム（ATS）を使えばスケジュール管理と候補者管理を一元化することもできます。

計画通りに進んでいるかを定期的に確認し、遅れが生じている場合は早めに手を打てる体制を整えておきましょう。

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ 3分でわかるWantedly概要資料をダウンロード

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

▶︎ Wantedlyへのお問い合わせはこちら

採用計画を効率化するツール、採用管理システム（ATS）の活用も。

中長期的に採用計画を立てる場合は、ATS（採用管理システム）の導入を検討すると良いでしょう。採用媒体別に採用状況を分析できるため、簡単に採用データの蓄積が可能です。採用データをレポート化することで今後の採用計画が立てやすくなり、報告書の作成の時間短縮になるでしょう。

Wantedly Hireは、多様な応募経路の応募者を一括で管理し、採用プロセスの効率化が図れます。「複数名の面接担当者の日程を自動化する機能」や「未経験の面接官でも質の高い見極めが可能になる機能」などが備わっています。

無料デモで実際の画面や操作を確認できるので、興味のある方はぜひお申し込みください。

▶︎Wantedly Hireの詳細を見る

採用計画を、採用成功の土台にする

採用計画は、作ること自体が目的ではありません。事業の成長に必要な人材を、必要なタイミングで迎え入れるための土台です。

丁寧に計画を立てるほど、現場との認識のズレが減り、選考の精度が上がり、採用にかかるコストと時間を最適化できます。反対に、計画が曖昧なまま動き始めると、途中で方針がブレたり、採用できても早期離職につながったりと、あとから取り返しのつかない問題が生じやすくなります。

はじめて採用計画を立てる場合は、完璧を目指す必要はありません。まずは本記事で紹介した8つのステップと基本テンプレートをもとに、自社の状況に合った計画を作ることから始めてみてください。採用活動を進める中で見えてきた課題や実績をもとに、計画をアップデートしていくことが、採用力を高める近道です。

採用計画の土台となる採用戦略の考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
【関連記事】採用戦略とは

▶︎ 採用戦略フレームワーク実践ガイド（ワークシート付き）を無料ダウンロード

▶ 採用マーケティングの基礎知識集を無料ダウンロード

▶︎ 3分でわかるWantedly概要資料をダウンロード

▶︎ Wantedlyの『採用マーケティングプラン』資料ダウンロード

▶︎ Wantedlyへのお問い合わせはこちら