採用担当がいない会社でも、採用の最終判断者を1人決め、求人条件と面接の評価基準を整理し、採用したい人材に強い媒体に絞って出稿すれば、兼務体制のまま採用を進められます。一方で、採用に関するノウハウがないことで、求人を出しても応募が来ない、面接の判断が人によってぶれるといった悩みを抱えやすくなります。
本記事では、採用担当がいない会社で採用活動を進めるための、責任者の決め方や求人条件のまとめ方、面接基準の作り方、媒体の選び方などを解説します。採用を成功させるポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
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- ありきたりな表現になるので、テクニックが知りたい
同じような条件でも、応募があつまる求人とそうでない求人に分かれます。その差は、魅力の伝え方の違いにあります。
そこで、自社の強み分析から魅力の言語化までの3ステップと、タイトル・本文のコツをまとめた「応募があつまる魅力的な求人募集の書き方（ワークシート付き）」をご用意しました。
採用担当がいない会社で起きやすい3つの問題
採用担当がいない会社とは、専任の採用担当者を置かず、社長や総務・現場責任者などがほかの業務と兼務しながら採用活動を担っている企業を指します。採用に割ける時間が限られるため、進め方を整理しておかないと、以下の3つの問題が起きやすくなります。
| ＜採用担当がいない会社で起きやすい3つの問題＞ ・求人条件が決まらず、募集を出すまでに時間がかかる ・応募者への連絡・日程調整が後回しになる ・面接の判断基準がなく、採用可否が決まらない |
求人条件が決まらず、募集を出すまでに時間がかかる
採用担当が専任でいないと、求人票に何を書くかの検討や決定が後回しになり、募集開始までに時間がかかりやすくなります。「誰が」「いつまでに」求人条件を決めるかをあらかじめ決めておかないと、検討だけで数週間が過ぎてしまうこともあるでしょう。
特に複数の意思決定者が関わる場合、条件の確認や合意形成に時間がかかりがちです。求人の公開が遅れるほど、採用したいタイミングに間に合わなくなるリスクも高まります。
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応募者への連絡・日程調整が後回しになる
採用担当がいない会社の場合、採用業務は本業の合間に対応することになるため、応募への返信や面接日程の調整が後回しになってしまうことがあります。面接の日程調整だけでも候補者との連絡が数往復発生する場合も多く、兼務担当者にとって負担の大きい業務のひとつです。
求職者は複数社に同時応募しているケースが多いため、対応の早さが企業の印象を左右します。連絡が数日滞るだけで、優先度の高い候補者が他社の選考に流れ、機会損失につながりかねません。
面接の判断基準がなく、採用可否が決まらない
評価基準を決めないまま面接に臨むと、面接官の主観に判断が左右され、採用可否が決まらないことがあります。特に複数人で判断する場合、基準がないと意見がまとまらず選考が長引きやすくなります。判断に時間がかかっているあいだに、候補者が他社から内定を得て離脱してしまうケースもあるでしょう。
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採用担当がいない会社で採用を進める方法
採用担当がいない状態でも、以下の4つのステップを踏めば、採用活動を計画的に進められます。採用を進める方法について、詳しく見ていきましょう。
| ＜採用担当がいない会社で、採用を進める方法＞ ステップ1. 採用の最終判断者を1人決める ステップ2. 採用したい人物像・求人条件を1枚にまとめる ステップ3. 面接の評価基準を決める ステップ4. 応募を集める採用チャネルを絞る |
ステップ1. 採用の最終判断者を1人決める
まずは、採用の最終判断者を1人決めます。最終判断者を決めずに複数人で意思決定しようとすると、意見の調整に時間がかかり、結果的に選考のスピードが落ちてしまいます。
社長、事業責任者、現場マネージャーのいずれかが兼任で担うのが現実的でしょう。「採用可否の最終判断」と「日程調整・一次連絡などの実務」を分け、実務は総務や事務など別の担当者に任せると、責任者は判断業務に集中できます。役割を分けておくことが、兼務体制でも採用を止めないための第一歩です。役割分担の例は、以下のとおりです。
| 役割 | 担う人の例 | 主な業務 |
|---|---|---|
| 最終判断者 | 社長、事業責任者 | 採用可否の決定、求人条件の承認 |
| 見極め役 | 現場マネージャー | 仕事内容の整理、面接での見極め |
| 実務担当 | 総務・事務、RPO（採用代行） | 一次返信、日程調整、進捗管理 |
ステップ2. 採用したい人物像・求人条件を1枚にまとめる
最終判断者が決まったら、以下の項目を1枚の資料に整理しておくと、求人票の作成や候補者への説明がぶれなくなります。
- 任せたい業務
- 求める人物像（必須条件と歓迎条件を分けて書く）
- 給与や勤務時間、勤務地などの条件
- 入社後に期待する成果
これらを曖昧にしたまま募集すると、入社後に「思っていた仕事と違う」というミスマッチにつながってしまうことがあります。1枚にまとめておけば、こうした事態を防ぎやすくなる上、関係者間の認識合わせにも役立つでしょう。
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ステップ3. 面接の評価基準を決める
求人条件と人物像の整理を終えたら、次に決めておきたいのが面接の評価基準です。「経験」「能力」「人柄」「自社との相性」「入社意欲」など、あらかじめ数項目の評価軸を決めておけば、面接のたびに見るポイントが変わるのを防げます。
評価軸ごとに5段階などの簡易的なスコアをつける評価シートにしておくと、面接官が複数いても判断のばらつきを抑えられ、候補者同士の比較もしやすくなります。
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ステップ4. 応募を集める採用チャネルを絞る
評価基準まで整えば、次は求人の出稿先を決めます。最初から複数の媒体に出稿すると、原稿の作成や応募者対応が追いつかなくなりやすいため、まずは採用したい人材に強い求人媒体に絞って出稿しましょう。求人媒体は、職種や雇用形態、地域によって登録している求職者の層が異なります。媒体を選ぶ際は、以下の点を確認しておくと判断しやすくなります。
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| 確認すること | 見るべきポイント |
|---|---|
| 登録者の層 | 採用したい職種や年代、地域の求職者が多く登録しているか |
| 得意な募集内容 | 正社員かアルバイトか、経験者か未経験者かなど、自社の募集内容に強いか |
| 掲載できる情報量 | 仕事内容の詳細に加えて、職場の写真などを載せられるか |
| 運用のしやすさ | 原稿作成の支援や、応募者を管理する機能があるか |
応募が集まるかどうかは、媒体選びだけでなく原稿の内容にも左右されます。仕事内容や1日の流れ、職場の雰囲気など、ステップ2でまとめた内容をもとに、求職者が働く姿を具体的に想像できる原稿にしましょう。写真を掲載できる媒体やプランであれば、職場や社員の写真を載せることで、文章だけでは伝わりにくい雰囲気も伝えられます。
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掲載後に応募が集まらない場合は、原因が原稿にあるのか、媒体にあるのかを見極めることが大切です。見極めの際は、以下の2点を確認しましょう。
- 自社の採用ターゲットが、その媒体に登録している求職者の層と合っているか
- 知名度や業界、募集職種などが自社と近い会社が、その媒体で採用できている事例があるか
どちらも当てはまるのに応募が少ない場合は、原稿の内容に原因がある可能性が高いため、仕事内容の書き方や写真などを見直します。一方で、ターゲットと登録者層がずれている場合や、知名度のある企業に応募が集まりやすいなど媒体の特性が自社に合っていない場合は、原稿を工夫しても改善しにくいため、媒体の選び直しを検討しましょう。
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応募があつまる魅力的な求人募集の書き方【ワークシート付き】
- 応募数に課題があり改善したい
- ありきたりな表現になるので、テクニックが知りたい
同じような条件でも、応募があつまる求人とそうでない求人に分かれます。その差は、魅力の伝え方の違いにあります。
そこで、自社の強み分析から魅力の言語化までの3ステップと、タイトル・本文のコツをまとめた「応募があつまる魅力的な求人募集の書き方（ワークシート付き）」をご用意しました。
採用担当がいない会社で採用を止めないための対策
採用の進め方が決まっても、日々の業務に追われる中で運用が止まってしまうことは珍しくありません。採用活動を継続するには、次の3つを意識しておくとよいでしょう。
| ＜採用担当がいない会社で採用を止めないための対策＞ ・応募者への対応スピードを意識する ・最初から仕組みを作り込みすぎず、小さく始めて見直す ・選考基準やフローを言語化し、担当者の頭の中だけに残さない |
応募者への対応スピードを意識する
応募者対応の遅れを防ぐには、「応募があったら24時間以内に一次返信する」など、最低限のルールだけでも決めておくと効果的です。
また、返信が翌営業日以降になる場合は、その旨だけでも先に一言伝えておくと、応募者の不安をやわらげられます。
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最初から仕組みを作り込みすぎず、小さく始めて見直す
採用担当がいない会社で最初から完璧な体制を整えようとすると、準備に時間がかかりすぎて採用活動自体が始められなくなってしまいます。
週次で応募・選考の滞留がないかを確認し、月単位で求人原稿の内容や出稿先を振り返って調整すれば、兼務体制の負担を抑えながら無理なく採用活動を継続できます。
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選考基準やフローを言語化し、担当者の頭の中だけに残さない
求人条件や面接の評価基準は、資料として言語化し、担当者の頭の中だけに残さないようにします。頭の中にしかない情報は、引き継ぎのたびに整理し直す手間がかかる上、責任者が変わったり、忙しいときにほかの担当者が代わりに対応したりすると、採用活動の質が落ちやすくなります。
評価基準に加えて選考フローも含めて1つのドキュメントにまとめておけば、ほかの担当者へスムーズに引き継げるため、担当者に左右されにくい採用活動を進められるでしょう。
採用担当がいない会社でも少ない工数で採用するコツ
ここまでの進め方や対策に加えて、少ない工数で成果を出すための3つのコツを紹介します。いずれも大がかりな体制変更を必要とせず、今の運用のまま取り入れやすい工夫です。
| ＜採用担当がいない会社でも、少ない工数で採用するコツ＞ ・誰でも簡単に会社情報を伝えられる手段を選ぶ ・欲しい人材に絞ってアプローチする ・採用実務に手が回らない部分だけ、外部に任せる |
誰でも簡単に会社情報を伝えられる手段を選ぶ
採用担当がいない会社では、誰でも簡単に採用につながる情報を発信できる手段を選ぶことがポイントです。
採用活動を進める上で仕事内容や会社の価値観を求職者に届けることは欠かせませんが、文章作成や更新作業にまで工数をかけられない企業も多いでしょう。Wantedlyのようにフォーマットに沿って入力するだけで採用ページを簡易的に作れるサービスを使うなど、専門知識がなくても更新できる仕組みを選べば、兼務担当者の負担を増やさずに発信を続けられます。
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欲しい人材に絞ってアプローチする
経験者や、一定以上のスキルを持つ人材を採用したい場合は、求人媒体への出稿に加えて、条件に合う人材に絞ってこちらからアプローチする方法が有効です。条件に合う人材は求職者全体の中でも限られるため、出稿して応募を待つだけでは、条件に合わない応募の選考に工数を取られやすくなります。スカウト機能があるサービスを使えば、経験やスキル、志向などを確認したうえで候補者を選び、直接声をかけられます。
【関連記事】スカウト採用の進め方
一方で、未経験者を広く募集する場合や採用人数が多い場合は、一人ずつ文面を作成するスカウトはかえって工数が増えます。このような場合は、求人媒体への出稿で応募を集めるほうが効率的です。採用ターゲットに応じて、使い分けを判断しましょう。
| 採用ターゲット | 向いている方法 | 理由 |
|---|---|---|
| 経験者、一定以上のスキルを持つ人材 | 出稿に加えてスカウト | 条件に合う人に絞って声をかけられ、選考の工数を抑えやすい |
| 未経験者、採用人数が多い募集 | 求人媒体への出稿 | 幅広く応募を集められ、一人ずつ連絡する手間がかからない |
経験者採用でスカウトを取り入れる場合は、Wantedlyのように求人掲載とスカウト機能を同じサービス内で使えるものを選ぶと、兼務体制でも運用の手間を抑えやすくなります。
【関連記事】Wantedlyのスカウト機能の使い方
採用実務に手が回らない部分だけ、外部に任せる
手が回らない採用実務のみ外部に任せることも、少ない工数で採用を進めるコツです。すべてを外部委託するのではなく、部分的に任せると、予算や繁忙度に応じてコストと工数のバランスを調整しやすくなります。任せたい範囲に応じて、主に以下の2つが選択肢になります。
| 委託先 | 任せられる主な業務 | 向いているケース |
|---|---|---|
| RPO（採用代行） | 求人票作成、応募者対応、日程調整など | 採用の判断は自社で行い、実務の手間を減らしたい |
| 人材紹介会社（成果報酬型） | 条件に合う候補者の選定と推薦 | 候補者を集める段階から任せたい |
判断業務は社内の責任者に残し、実務だけを外部に任せれば、採用の方向性を自社でコントロールしながら工数を抑えられます。
【関連記事】採用代行（RPO）とは
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- 応募数に課題があり改善したい
- ありきたりな表現になるので、テクニックが知りたい
同じような条件でも、応募があつまる求人とそうでない求人に分かれます。その差は、魅力の伝え方の違いにあります。
そこで、自社の強み分析から魅力の言語化までの3ステップと、タイトル・本文のコツをまとめた「応募があつまる魅力的な求人募集の書き方（ワークシート付き）」をご用意しました。
採用担当がいない会社での採用に関するよくある質問
採用担当がいない会社での採用について、よくある質問をまとめました。
| ＜採用担当がいない会社での採用に関するよくある質問＞ ・採用担当がいない場合、専任の採用担当者を雇うべきですか？ ・採用担当がいない会社では、どの媒体から求人を始めるのがよいですか？ ・採用経験のない社長や現場責任者が面接をしても大丈夫ですか？ |
採用担当がいない場合、専任の採用担当者を雇うべきですか？
専任の採用担当者がいない体制でも、採用を進めている会社はあります。社長や現場責任者が採用の最終判断を担い、日程調整などの実務を総務や事務担当、外部のRPO（採用代行）に任せることで、兼務体制のまま採用活動を続けることは可能です。一方で、採用人数が増えて通年で募集が続く場合や、兼務では応募者対応が追いつかなくなった場合は、専任の採用担当者の配置を検討するタイミングといえます。
採用担当がいない会社では、どの媒体から求人を始めるのがよいですか？
採用したい職種や雇用形態、地域に強い求人媒体を1つ選び、出稿するところから始めるのが基本です。媒体ごとに登録している求職者の層が異なるため、自社の募集内容に近い求人が多く掲載されているか、自社と知名度や業界が近い会社が採用できているかを確認しておくと、媒体を選びやすくなります。掲載後に応募が集まらない場合は、原因が原稿の内容にあるのか、媒体と自社の相性にあるのかを見極め、原稿の書き直しや媒体の選び直しを検討しましょう。
採用経験のない社長や現場責任者が面接をしても大丈夫ですか？
採用経験がなくても、事前に準備をすれば面接は十分に行えます。慣れていない面接官は、その場の印象や話の盛り上がりで評価が左右されやすいため、評価軸と質問項目をあらかじめ決め、どの候補者にも同じ質問をするようにしましょう。面接後は評価シートにその日のうちに記入しておくと、記憶による評価のぶれを防げます。また、本籍や家族の職業など、本人の適性や能力と関係のない事項を質問すると就職差別につながるおそれがあるため、面接前に厚生労働省が示す公正な採用選考の考え方を確認しておくと安心です。
【関連記事】はじめて面接官を務めるときのポイント
【関連記事】面接で聞いてはいけない質問
採用担当がいなくても、決める人と仕組みがあれば採用は進められる
採用担当がいない会社では、求人条件の未確定や連絡の遅れ、面接基準のばらつきが起きやすくなります。しかし、採用の最終判断者を1人決め、求人条件と評価基準を整理し、採用したい人材に強い媒体に絞って出稿すれば、専任者がいなくても採用活動を進められます。対応スピードを意識しながら小さく始めて見直すことや、実務の一部を外部に任せることも、兼務体制で採用を続ける上で有効な方法です。
また、求人情報発信の仕組みづくりとして、採用サービスのWantedlyを導入する選択肢もあります。Wantedlyは、給与や条件だけではなく「想い」と「共感」を軸にしたマッチングを実現する採用プラットフォームです。フォーマットに沿って入力するだけで会社ページや募集ページを作成でき、スカウト機能で欲しい人材に直接アプローチすることもできます。専任の採用担当者がいなくても運用しやすい仕組みとして、Wantedlyの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
応募があつまる魅力的な求人募集の書き方【ワークシート付き】
- 応募数に課題があり改善したい
- ありきたりな表現になるので、テクニックが知りたい
同じような条件でも、応募があつまる求人とそうでない求人に分かれます。その差は、魅力の伝え方の違いにあります。
そこで、自社の強み分析から魅力の言語化までの3ステップと、タイトル・本文のコツをまとめた「応募があつまる魅力的な求人募集の書き方（ワークシート付き）」をご用意しました。
